Kontrola PIP umów B2B - uprawnienia inspektora, dokumenty i prawa przedsiębiorcy

Kto może zostać objęty kontrolą?

Kontroli PIP podlegają pracodawcy. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna zostać zawarta umowa o pracę, kontroli podlegają także przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne niebędące pracodawcami.

Dotyczy to podmiotów, na rzecz których praca jest świadczona albo była świadczona w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli, przez osoby fizyczne, w tym osoby wykonujące działalność gospodarczą na własny rachunek - bez względu na podstawę świadczenia pracy.

Jakie czynności może podjąć inspektor?

W toku kontroli inspektor pracy może między innymi:

Uprawnienia te nie oznaczają nieograniczonego prawa do żądania wszelkiej korespondencji bez związku z kontrolą. Przedmiotem żądania są informacje w sprawach objętych kontrolą oraz dokumenty związane z wykonywaniem pracy. W praktyce w sprawie dotyczącej kwalifikacji relacji B2B istotne mogą być: umowy, aneksy, zamówienia, zakresy usług, protokoły odbioru, faktury, harmonogramy, dokumentacja projektowa, zasady raportowania, regulaminy stosowane wobec wykonawcy oraz komunikacja dokumentująca sposób organizacji i wykonywania pracy - o ile pozostaje związana z zakresem kontroli.

Kontrola zdalna i transmisja online

Ustawa dopuszcza prowadzenie kontroli albo poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny, za pośrednictwem operatora pocztowego albo środków komunikacji elektronicznej. Jest to możliwe w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie sprzeciwia się temu cel kontroli i może to usprawnić jej przeprowadzenie albo przemawia za tym charakter działalności prowadzonej przez kontrolowanego.

W uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie jest to sprzeczne z celem kontroli, inspektor może żądać transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony lub przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy użyciu urządzeń pozwalających na dwukierunkową łączność i przekaz obrazu albo obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym.

Kontrola zdalna nie ogranicza pozostałych uprawnień inspektora. Ustawa wymaga przy tym zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa teleinformatycznego, w tym poufność, dostępność i integralność transmisji danych, z użyciem mechanizmów kryptograficznych adekwatnych do zagrożeń lub wymogów prawa.

Dokumentacja kontroli i zastrzeżenia do protokołu

Ustalenia kontroli są dokumentowane w protokole sporządzonym w postaci papierowej albo elektronicznej. Protokół zawiera między innymi opis stwierdzonych naruszeń prawa i inne informacje istotne dla wyniku kontroli, treść decyzji ustnych oraz poleceń, a także wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do jego treści.

Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składa się na piśmie, przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od dnia jego przedstawienia. Inspektor ma obowiązek je zbadać, a jeżeli uzna je za zasadne - zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora środków prawnych przewidzianych ustawą. Nie zastępuje więc merytorycznego stanowiska ani prawidłowo sformułowanych zastrzeżeń.

Polecenie dotyczące relacji cywilnoprawnej

Jeżeli w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, właściwy organ PIP - po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska - może wydać pisemne polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej albo niezawarcia umowy o pracę.

Wydając to polecenie, inspektor określa termin wykonania w taki sposób, aby ocena jego wykonania, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności sprawy, mogła nastąpić w toku kontroli. Niewykonanie polecenia jest warunkiem wydania przez OIP decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy.

Jak przygotować się do kontroli zgodnie z prawem?

Właściwe przygotowanie polega na uporządkowaniu istniejących faktów i dokumentów, a nie na ich tworzeniu lub modyfikowaniu po wszczęciu kontroli. W praktyce warto: