Zgodnie z art. 19 Ustawy o własności lokali: jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Natomiast zgodnie z art. 20 ust. 1 tej ustawy: jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, zaś członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona.
Ustawa o własności lokali reguluje zasady funkcjonowania tak zwanych „dużych” wspólnot mieszkaniowych. Oprócz nich funkcjonują także tzw. „małe” wspólnoty mieszkaniowe. Obydwa rodzaje wspólnot mieszkaniowych działają w oparciu o odmienne uregulowania prawne co oznacza, że inna jest podstawa prawna funkcjonowania małych i dużych wspólnot mieszkaniowych.
Jedną z ważniejszych różnic pomiędzy małą a dużą wspólnotą mieszkaniową jest to, że w małej wspólnocie decyzje wykraczające poza tzw. zwykły zarząd, dotyczące danej nieruchomości muszą być podejmowane jednogłośnie przez wszystkich członków wspólnoty. Z kolei w dużych wspólnotach, funkcjonujących w oparciu o ustawę o własności lokali wystarczy większość głosów, a podjęte w ten sposób uchwały można , przy spełnieniu określonych przesłanek, skarżyć do sądów.
W sytuacji kiedy w małej wspólnocie mieszkaniowej nie został przyjęty umowny sposób zarządu nieruchomością wspólną, zarząd ten sprawowany jest przez wszystkich właścicieli lokali, na podstawie zawartych w KC (Kodeks Cywilny ) oraz w KPC (Kodeks Postępowania Cywilnego) stosowanych odpowiednio przepisów o współwłasności. Kodeks Cywilny przyjmuje model zarządu bezpośredniego, a nie za pośrednictwem zarządu albo zarządcy, to znaczy bez dodatkowej struktury organizacyjnej w postaci zarządu, który jest powoływany w dużych wspólnotach mieszkaniowych w celu kierowania ich sprawami i reprezentowania w stosunkach z osobami trzecimi. Zgodnie bowiem z art. 200 KC każdy ze współwłaścicieli jest obowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną. Oznacza to, że w przypadku małej wspólnoty mieszkaniowej to na każdym ze współwłaścicieli spoczywa obowiązek współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną ( art. 200 KC). W sprawach zwykłego zarządu, do podjęcia danej czynności wystarczająca jest zgoda większości współwłaścicieli obliczana według wielkości udziałów . W sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu wymagana jest natomiast jednomyślność wszystkich współwłaścicieli.
Niestety ustawa nie określa, które czynności zarządu nieruchomością przekraczają zakres zwykłego zarządu, a które stanowią zwykły zarząd. Niejednokrotnie podlega to ustaleniu w danym indywidualnym przypadku. Oczywiście można pomocniczo sięgać do wyliczenia zawartego w Ustawie o własności lokali , które dotyczy dużych wspólnot mieszkaniowych, z którego wynika, że do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu należy zaliczyć : podział nieruchomości wspólnej, zmianę wysokości udziałów w tej nieruchomości, zmianę jej przeznaczenia czy dokonanie nadbudowy bądź przebudowy nieruchomości. W orzeczeniach sądów pojawia się także pogląd, zgodnie z którym jedynie znaczna ingerencja w nieruchomość wspólną polegająca na jej nadbudowie lub przebudowie może być w odniesieniu do małych wspólnot kwalifikowana jako przekroczenie zwykłego zarządu ( przykładowo WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 10.4.2019 r., II SA/Go 938/18, nie uznał za czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu wykonania przyłącza kanalizacji sanitarnej wraz z wewnętrzną instalacją kanalizacji sanitarnej w budynku wielorodzinnym).
Nawet w małej wspólnocie mieszkaniowej możliwa jest sytuacja, kiedy lokale stanowią przedmiot współwłasności wielu osób (np. w przypadku spadkobrania), a wówczas mogą pojawić się znaczne problemy związane z podejmowaniem decyzji. W takich przypadkach zasada decydowania przez współwłaścicieli o czynnościach dotyczących nieruchomości wspólnej może przysparzać wielu problemów. Kodeks Cywilny przewiduje jednak uprawnienie do zwrócenia się do sądu z wnioskiem o wyrażenie zgody na określoną czynność zwykłego zarządu – taki wniosek może złożyć każdy z właścicieli, bądź czynność przekraczającą zwykły zarząd nieruchomością wspólną– taki wniosek mogą złożyć właściciele, których wynosi w nieruchomości wspólnej wynosi łącznie co najmniej połowę
W przypadku małych wspólnot mieszkaniowych, w sytuacji gdy nie można uzyskać zgody większości współwłaścicieli w istotnych sprawach dotyczących zwykłego zarządu, bądź jeżeli większość współwłaścicieli narusza zasady prawidłowego zarządu lub krzywdzi mniejszość, Kodek Cywilny przyznaje każdemu ze współwłaścicieli uprawnienie do wystąpienia do sądu z wnioskiem o wyznaczenie zarządcy. Wyznaczony przez sąd zarządca ma obowiązek zgłosić wniosek o ujawnienie zarządu w księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wspólnej, a od chwili jego ustanowienia współwłaściciele mogą używać rzeczy tylko o tyle, o ile nie przeszkadza to wykonywaniu zarządu. Na wniosek innego współwłaściciela lub zarządcy współwłaściciel może być pozbawiony używania rzeczy, jeżeli przeszkadza zarządcy w wykonywaniu czynności.
W małej wspólnocie mieszkaniowej każdy właściciel lokalu może zwrócić się do sądu o rozstrzygnięcie w przypadku jeżeli większość współwłaścicieli zamierza dokonać czynności rażąco sprzecznej z zasadami prawidłowego zarządu rzeczą wspólną, co stanowi odpowiednik instytucji zaskarżania uchwał podejmowanych w ramach zarządu nieruchomością wspólną w dużych wspólnotach mieszkaniowych. Zagadnienie korzystania przez członków małych wspólnot mieszkaniowych z prawa do zaskarżania w tym trybie uchwał wspólnoty budziła jednak poważne wątpliwości praktyczne. Zgodnie z poglądem wyrażonym w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 7.10.2009 r., III CZP 60/09, w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8.9.2016 r., II CSK 817/15 oraz w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 28.2.2020 r., V CSK 401/19, jeżeli w danej wspólnocie sposób zarządu nieruchomością wspólną nie został określony w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali lub umowie zawartej później w formie aktu notarialnego, takie uprawnienie nie przysługuje, ponieważ sprawowanie zarządu rzeczą wspólną odbywa się poprzez dokonywanie czynności faktycznych i prawnych przez samych współwłaścicieli, bez podejmowania uchwał stwierdzających możliwość ich dokonania. Wszak każdy właściciel lokalu w małej wspólnocie mieszkaniowej może zwrócić się do sądu o rozstrzygnięcie w przypadku jeżeli większość współwłaścicieli zamierza dokonać czynności rażąco sprzecznej z zasadami prawidłowego zarządu rzeczą wspólną. Tym samym pozytywne rozstrzygnięcie sądu jest możliwe dopiero w sytuacji, kiedy większość członków wspólnoty postanowiła dokonać czynności rażąco sprzecznej z zasadami prawidłowego zarządu. Dla porównania, przesłanką zaskarżenia do sądu uchwały dużej wspólnoty mieszkaniowej jest naruszenie zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną.
Jakkolwiek pojawiają się głosy krytykujące pogląd Sądu Najwyższego o odrębności regulacji prawnej małych wspólnot mieszkaniowych i postulujące za przyznaniem małym wspólnotom mieszkaniowym prawa do podejmowania uchwał zaskarżalnych w trybie przewidzianym w Ustawie o własności lokali, to jednak konieczna wydaje się zmiana stanu prawnego, ponieważ aktualnie w przypadku małej wspólnoty mieszkaniowej przepisy Ustawy o własności lokali dotyczące uchwał mogą mieć zastosowanie tylko kiedy mała wspólnota dobrowolnie podda się przewidzianemu w tych przepisach reżimowi prawnemu sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. To znaczy kiedy mała wspólnota mieszkaniowa wprost postanowi, że będą ją obowiązywały reguły zarządu przewidziane w przepisach tej ustawy.
Oczywiście nie jest tak, że właściciele lokali w małych wspólnotach mieszkaniowych nie mają prawa do podejmowania uchwał. Kodeks Cywilny nie określa, w jaki sposób właściciele lokali mają dokonywać czynności w sprawach, w których decyzja musi zapaść większością głosów. Dlatego przyjmuje się, że właściciele mogą podjąć w takiej sprawie uchwałę upoważniającą jednego z nich do dokonania określonej czynności zarządu w imieniu i na rachunek pozostałych. Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby członkowie małych wspólnot mieszkaniowych na zasadzie dobrowolności odbywali w tych sprawach zebrania, stosowali tryb indywidualnego zbierania głosów albo tzw. tryb mieszany.
Ponieważ w przypadku małych wspólnot mieszkaniowych nie funkcjonuje uprawniony do reprezentacji zarząd lub zarządca wspólnoty, obowiązek reprezentacji spoczywa na samych właścicielach lokali. Wskazane jest, aby czynności prawnych z osobami trzecimi dokonywali albo wszyscy właściciele lokali - w przypadku czynności zwykłego zarządu – właściciele posiadający większość udziałów, albo niektórzy z nich na podstawie udzielonego przez pozostałych właścicieli pełnomocnictwa. Udzielenie pełnomocnictwa jest w szczególności wskazane, jeżeli tylko niektórzy właściciele lokali faktycznie sprawują zarząd nieruchomością wspólną. Oczywiście każdy współwłaściciel lokalu w małej wspólnocie mieszkaniowej może samodzielnie dokonywać czynności, które zmierzają do zachowania wspólnego prawa, przykładowo może wytoczyć przeciwko osobie trzeciej powództwo negatoryjne, przeciwdziałać poważnemu zniszczeniu nieruchomości wspólnej (np. groźbie zalania bądź zawalenia się budynku).
Nie ma przeciwwskazań do tego aby członkowie małej wspólnoty mieszkaniowej powierzyli zarząd nieruchomością wspólną osobie fizycznej lub prawnej (zarządcy). Koniecznym wówczas będzie zawarcie przez nich umowy zmieniającej sposób zarządu nieruchomością wspólną w formie aktu notarialnego. Członkowie małej wspólnoty mieszkaniowej mogą też postanowić w drodze umowy, że będą stosowali przepisy o zarządzie nieruchomością wspólną przewidziane wart. 20 – 32a Ustawy o własności lokali. W tym przypadku również koniecznym będzie zawarcie umowy zmieniającej sposób zarządu nieruchomością wspólną w formie aktu notarialnego.