Samozatrudnienie pod lupą: nowa era kontroli PIP i ZUS w świetle rewolucyjnej nowelizacji z 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie jedna z najbardziej doniosłych zmian w polskim prawie pracy od wielu lat. Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy przyznaje inspektorom niespotykaną dotąd kompetencję: prawo do przekształcania umów cywilnoprawnych w tym kontraktów B2B w umowy o pracę na mocy decyzji administracyjnej, bez potrzeby angażowania sądu. Decyzja ta będzie wykonywana natychmiast, mimo złożenia odwołania, co oznacza rewolucyjną zmianę dla przedsiębiorców i samozatrudnionych w Polsce. Równocześnie ZUS wprowadza system kategorii ryzyka dla przedsiębiorców oraz intensyfikuje wymianę informacji z PIP i Krajową Administracją Skarbową, tworząc pewnego rodzaju sieć kontrolną.
Zjawisko określane jako fikcyjne samozatrudnienie" lub pozorne zatrudnienie niepracownicze", polega na świadomym zastępowaniu stosunków pracy umowami cywilnoprawnymi głównie kontraktami B2B pomimo faktycznego wykonywania pracy w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Praktyka ta pozwala pracodawcom na znaczące obniżenie kosztów zatrudnienia poprzez uniknięcie obowiązku opłacania pełnych składek na ubezpieczenia społeczne, zagwarantowania urlopu wypoczynkowego, ekwiwalentu za nadgodziny oraz innych świadczeń pracowniczych.
Na krajowym rynku pracy wciąż pracuje wielu samozatrudnionych, co samo w sobie nie stanowi problemu prawnego. Trzeba pamiętać, że grupa samozatrudnionych nie jest jednorodna. Jedni są prawdziwymi freelancerami, kompletnie autonomicznymi, realizującymi różne projekty dla wielu kontrahentów. Dla tych samozatrudnienie jest niekiedy jedynie dodatkowym źródłem dochodów. Inni wiążą się z jednym podmiotem, stojąc niejako w rozkroku pomiędzy tymi pierwszymi a pracownikami.
Dla niektórych ta forma współpracy jest świadomym i celowym wyborem, a elastyczność co do czasu, miejsca i sposobu realizacji zadań oraz możliwość zastosowania korzystniejszych zasad opodatkowania stanowią niezaprzeczalne zalety tego modelu. Pozostałym została ona narzucona ze względu na niższe koszty ich zatrudnienia w porównaniu z pracownikami, i to ze względu na tych ostatnich właśnie planowane są najnowsze zmiany legislacyjne.
Krajowa Administracja Skarbowa od dłuższego czasu sygnalizuje swoje krytyczne podejście do praktyk polegających na przekształcaniu stosunków pracy w umowy B2B. W opinii zabezpieczającej nr DKP3.8082.10.2023 Szef KAS odmówił wydania pozytywnej opinii dla spółki, która planowała założenie spółki zależnej i przekształcenie stosunków pracy ze współpracownikami w umowy B2B ze spółką zależną, przy zachowaniu tych samych obowiązków i warunków pracy. Zdaniem Szefa KAS, takie działanie może prowadzić do powstania korzyści podatkowej sprzecznej z intencją ustawodawcy, wyrażoną w przepisach art. 10 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o PIT w związku z art. 5a pkt 6, art. 5b ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, których celem jest przeciwdziałanie wykorzystywaniu instytucji samozatrudnienia w sytuacji, gdy działalność podatnika tylko formalnie stanowi pozarolniczą działalność gospodarczą, a w istocie nie różni się od pozostawania w stosunku pracy.
Ustawodawca wprowadził przepisy art. 5b ust. 1 ustawy o PIT, art. 9a ust. 3 ustawy o PIT oraz art. 8 ust. 2 ustawy o ryczałcie, które zawierają regulacje ukierunkowane na ograniczenie korzystania przez podatników z tzw. fikcyjnego samozatrudnienia. Jest to sytuacja, w której podatnik zakłada działalność gospodarczą, ale faktycznie wykonuje usługi tylko na rzecz jednego podmiotu, najczęściej byłego pracodawcy, i wykonuje obowiązki w sposób charakterystyczny dla stosunku pracy pod kierownictwem zleceniodawcy, w miejscu i czasie przez niego wskazanym.
Projekt ustawy z 16 października 2025 roku (ostatecznie znowelizowany 13 listopada 2025 roku) zapowiada najbardziej kompleksowe zmiany w funkcjonowaniu Państwowej Inspekcji Pracy od wielu lat. W uzasadnieniu projektu wskazano, że nowelizacja zakłada wprowadzenie skuteczniejszego mechanizmu przeciwdziałania nieuprawnionemu zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi w postaci przyznania PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub osoba faktycznie świadczy pracę w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Dotychczas inspektorzy mogli jedynie występować do sądów pracy z powództwami w tym zakresie, co według projektodawców znacznie wydłużało proces i obniżało skuteczność działań. Nowa regulacja ma na celu przyspieszyć dochodzenie praw przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy oraz wzmocnić egzekwowanie przepisów prawa pracy.
Uprawnienia PIP od 1 stycznia 2026 roku
Najdalej idącą zmianą jest bezsprzecznie przyznanie Państwowej Inspekcji Pracy kompetencji do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy. Obecnie, choć ZUS i PIP kontrolują różne tytuły zatrudnienia pod kątem ich potencjalnej kwalifikacji jako umowy o pracę, to jednak ustalić istnienie stosunku pracy może wyłącznie sąd pracy i ubezpieczeń społecznych.
tymczasem od nowego roku inspektorzy PIP mają uzyskać kompetencję do przekształcania umów cywilnoprawnych na umowy o pracę w oparciu o decyzję administracyjną. Okręgowy inspektor pracy będzie mógł samodzielnie stwierdzić istnienie stosunku pracy bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Oznacza to fundamentalną zmianę, która może prowadzić do lawinowych reklasyfikacji umów cywilnoprawnych na umowy o pracę.
Decyzja ma być wydawana w sytuacji, gdy faktyczne warunki wykonywania obowiązków odpowiadają stosunkowi pracy zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że inspektor będzie mógł przekształcić umowę cywilnoprawną w etat, jeśli uzna, że pracownik działa pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.
Zakres podmiotowy uprawnień PIP
Nowelizacja znacząco rozszerza katalog podmiotów, które mogą być kontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, kontroli będą podlegać nie tylko pracodawcy, ale także inne podmioty, na rzecz których w okresie jednego roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym osoby związane z danym podmiotem stosunkiem cywilnoprawnym.
PIP będzie mogła kontrolować nie tylko pracodawców, ale także podmioty, na rzecz których świadczona była praca nawet przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Kontrole będą mogły dotyczyć nie tylko pracodawców i przedsiębiorców, ale także innych jednostek organizacyjnych, na rzecz których w okresie jednego roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym osoby związane z danym podmiotem stosunkiem cywilnoprawnym.
PIP może weryfikować prawidłowość zatrudnienia także w przypadkach, gdy stosunek prawny już się zakończył. Rozszerzono również zakres kontroli nad przedsiębiorcami i innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wypłacania wynagrodzenia osobom wykonującym zlecenia lub świadczącym usługi kontrola dotyczy przestrzegania wysokości minimalnej stawki godzinowej zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Zgodnie z projektem nowelizacji, decyzja okręgowego inspektora pracy stwierdzająca istnienie stosunku pracy będzie wskazywała:
Rodzaj zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę w przypadku braku możliwości ustalenia na podstawie zebranego materiału dowodowego typu umowy o pracę (czas określony, nieokreślony, na zastępstwo, na okres próbny), decyzja będzie wskazywała umowę na czas nieokreślony.
Datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia pracy które mogą być różne w zależności od ustaleń faktycznych.
Rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania co jest istotne dla określenia charakteru stosunku pracy oraz praw i obowiązków stron.
Wymiar czasu pracy jeżeli z zebranych dowodów nie da się ustalić wymiaru czasu pracy, projekt przewiduje domniemanie pełnego etatu.
Wysokość należnego za tę pracę wynagrodzenia jeżeli zgromadzony przez okręgowego inspektora pracy materiał dowodowy nie pozwala na ustalenie wynagrodzenia za pracę, to w decyzji wskazane zostanie wynagrodzenie, o którym mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Natychmiastowa wykonalność decyzji
Najbardziej kontrowersyjnym elementem nowej regulacji jest chyba rygor natychmiastowej wykonalności decyzji. Oznacza to, że decyzja inspektora będzie wykonywana od razu, pomimo wniesienia odwołania. Dotyczy to bieżących obowiązków kadrowych, ubezpieczeniowych i podatkowych powstałych od dnia doręczenia decyzji.
Z chwilą doręczenia decyzji firmę obejmują bieżące obowiązki pracodawcy, w tym: prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, wypłata wynagrodzenia na zasadach określonych w decyzji, stosowanie przepisów o czasie pracy i urlopach, naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia jak dla pracownika, z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia, dodatków, nadgodzin.
Skutki wsteczne (podatkowe czy składkowe) powstaną natomiast dopiero po uprawomocnieniu decyzji, jednak bieg przedawnienia zostanie zawieszony. Odwołanie nie wstrzymuje wykonania decyzji zgodnie z projektem natomiast sąd lub GIP mogą uchylić rygor natychmiastowej wykonalności.
Modyfikacje wprowadzone 13 listopada 2025 roku
Ministerstwo Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej przedstawiło 13 listopada 2025 roku nową wersję nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, wprowadzając modyfikacje idące częściowo w kierunku wzmocnienia gwarancji praw pracodawców.
Ograniczenie skutków wstecznych do 3 lat. Wprowadzono ograniczenie, że skutki wsteczne decyzji inspektora będą mogły sięgać nie dalej niż do 3 lat wstecz od dnia wszczęcia postępowania w sprawie decyzji. To zmniejsza ryzyko dla firm, choć nadal oznacza istotną odpowiedzialność finansową.
Możliwość uchylenia rygoru natychmiastowej wykonalności. Nowe proponowane brzmienie art. 34 ustawy o PIP przewiduje, że zarówno Główny Inspektor Pracy, jak i sąd będą mogli uchylić rygor natychmiastowej wykonalności, jeśli wykonanie decyzji mogłoby spowodować istotne i nieodwracalne skutki dla stron stosunku pracy. Oba te organy będą mogły również określić warunki tymczasowego wykonania decyzji oraz zabezpieczenia interesów stron na czas postępowania.
Alternatywny wybór: decyzja lub powództwo. Wprowadzono opcję, żeby okręgowy inspektor pracy mógł wybrać, czy chce wejść w ścieżkę decyzji administracyjnej, czy skierować sprawę do sądu. Inspektor będzie mógł alternatywnie wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo skierować powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy do sądu pracy (wówczas decyzji administracyjnej w tym samym zakresie już nie wydaje).
Możliwość wydania polecenia zlikwidowania nieprawidłowości. Kolejna zmiana polega na tym, że inspektor PIP w trakcie kontroli będzie mógł wydać polecenie pracodawcy zlikwidowania nieprawidłowości i zawarcia umowy o pracę. Stanowi to ważne zabezpieczenie dla przedsiębiorców w przypadku spraw spornych, ponieważ daje możliwość dobrowolnego dostosowania się do wymogów prawa przed wydaniem decyzji administracyjnej.
Procedura odwoławcza i ochrona prawna
Procedura odwoławcza będzie przebiegać dwuetapowo:
- Odwołanie do Głównego Inspektora Pracy (GIP),
- Następnie odwołanie do sądu pracy.
Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie do GIP termin wynosi 7 dni od doręczenia decyzji pracodawcy. Terminy te są bardzo krótkie, co wymaga niezwłocznej reakcji ze strony przedsiębiorcy i skorzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika.
GIP otrzyma możliwość autokontroli, czyli zmiany decyzji bez kierowania sprawy do sądu. GIP może uchylić rygor natychmiastowej wykonalności decyzji, jeżeli uzna, że wykonanie mogłoby spowodować istotne i nieodwracalne skutki dla pracodawcy lub samej osoby, której dotyczy decyzja.
Od decyzji GIP przysługuje odwołanie do sądu pracy w terminie 1 miesiąca od doręczenia decyzji. Projekt szczegółowo reguluje postępowanie w sprawach odwołań od decyzji GIP o stwierdzeniu stosunku pracy, w tym termin na wniesienie odwołania (1 miesiąc).
Na etapie postępowania sądowego sąd będzie mógł również uchylić rygor natychmiastowej wykonalności. Odwołanie nie wstrzymywałoby jednak skuteczności decyzji do czasu prawomocnego wyroku firma musiałaby traktować kontraktora jak pracownika.
Postępowanie przed PIP wraz z odwołaniami zajmie ok. 3 miesiące, ale postępowanie przed sądem pracy może toczyć się przez lata. Oznacza to, że przedsiębiorca może być zmuszony przez kilka lat traktować kontraktora jak pracownika, nawet jeśli ostatecznie sąd uchyli decyzję PIP.
Projekt przewiduje istotne zabezpieczenia dla osoby, której dotyczy decyzja: wydanie decyzji nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, nie może również uzasadniać rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia, a także nie może być podstawą jakiegokolwiek innego niekorzystnego traktowania tej osoby.
Projekt ustawy wprowadza możliwość zgłoszenia roszczenia odszkodowawczego już na etapie odwołania od decyzji Głównego Inspektora Pracy. Jeżeli firma poniesie szkodę w wyniku błędnej decyzji PIP, która zostanie ostatecznie uchylona przez sąd, będzie mogła dochodzić odszkodowania od Skarbu Państwa. Umożliwi to dochodzenie roszczeń od Skarbu Państwa w przypadku uznania, że decyzja PIP była błędna.
Nowe zasady kontroli płatników składek przez ZUS
Trzeba pamiętać o istotnych zmianach w sposobie prowadzenia kontroli płatników składek przez ZUS, które wejdą w życie od 1 stycznia 2026 roku. W wyniku tych zmian przedsiębiorcy zostaną przypisani do jednej z trzech kategorii ryzyka niskiego, średniego lub wysokiego. To z kolei wpłynie bezpośrednio na częstotliwość kontroli planowych. Zmiany te mają zwiększyć skuteczność działań kontrolnych, ograniczyć nadmierną ingerencję w działalność firm oraz skoncentrować zasoby ZUS tam, gdzie ryzyko nieprawidłowości jest największe. ZUS i PIP w 2025 roku coraz częściej kwestionują umowy B2B, które w rzeczywistości przypominają klasyczny etat.
W projekcie ustawy z 1 września 2025 r. o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw zostały wprowadzone mechanizmy wymiany informacji pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową. Należy założyć, że organy te otrzymały takie uprawnienia, aby z takiej wymiany informacji korzystały. Wymiana informacji pomiędzy instytucjami ma wszak służyć nie tylko lepszemu typowaniu podmiotów do kontroli, lecz także zwiększeniu ich efektywności.
Projekt przewiduje także szeroką cyfryzację kontroli PIP: kontrole zdalne, przesłuchania świadków online, przekazywanie elektronicznych kopii dokumentów oraz sporządzanie protokołów i decyzji w formie cyfrowej. Narzędzia cyfrowe mają przyspieszyć i zwiększyć częstotliwość kontroli - projekt przewiduje m.in. możliwość:
- prowadzenia kontroli zdalnej z użyciem środków komunikacji elektronicznej,
- przeprowadzania przesłuchań świadków online,
- żądania dokumentów w formie elektronicznej,
- sporządzania protokołów i decyzji w formie cyfrowej.
Zmiana ta ograniczy obowiązki po stronie organu, który dotychczas musiał upewnić się, że podmiot kontrolowany zapoznał się z wynikami kontroli. Po wprowadzeniu nowych przepisów organ będzie miał znacznie uproszczone procedury w tym zakresie.
Przesłanki pozornego samozatrudnienia
Istota oceny istnienia stosunku pracy sprowadza się do ustalenia, czy kontrolowana relacja spełnia cechy wynikające z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Stosunek pracy zachodzi, gdy pracownik wykonuje odpłatnie pracę określonego rodzaju, osobiście, w sposób ciągły i na ryzyko pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym miejscu i czasie. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Kodeks pracy w art. 22 § 1² wprost zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeżeli praca jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.
W orzecznictwie sądów powszechnych wciąż wskazuje się, że zasadnicze znaczenie w procesie badania, czy dany stosunek prawny jest stosunkiem pracy, ma ustalenie, czy praca wykonywana w ramach badanego stosunku prawnego faktycznie ma cechy wymienione w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. W pewnej grupie orzeczeń Sądu Najwyższego dotyczących art. 22 § 1 Kodeksu pracy w ocenie charakteru zatrudnienia znaczenie ma wola stron wskazuje się, że ma ona istotny charakter w sytuacji, gdy cechy stosunku pracy nie mają charakteru przeważającego.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 stycznia 2021 r., sygn. III PSKP 3/21 orzekł, że jeżeli umowa B2B zawiera w sobie zarówno cechy umowy cywilnoprawnej, jak i stosunku pracy, to dla sądu rozpoznającego sprawę istotne powinno być to, który z tych elementów przeważa. Dla stwierdzenia, czy zaistniały podstawy do objęcia ubezpieczeniem społecznym, wymagane jest ustalenie, czy zatrudnienie miało charakter rzeczywisty i polegało na wykonywaniu pracy określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem.
Podporządkowanie pracownicze jako kluczowa cecha
Istotnym elementem charakteryzującym stosunek pracy jest podporządkowanie pracownicze, które odróżnia stosunek pracy od innych stosunków prawnych. Aby to ustalić, należy odpowiedzieć na następujące pytania w zakresie podporządkowania i nadzoru: Czy samozatrudniony otrzymuje instrukcje od zleceniodawcy? Czy podlega kierownictwu? Czy obowiązuje go harmonogram pracy? Czy raportuje postępy?
Dla stwierdzenia cechy podporządkowania pracowniczego z reguły wskazuje się na takie elementy jak: określony czas pracy i określone miejsce wykonywania czynności, podpisywanie list obecności, podporządkowanie pracownika regulaminowi pracy oraz poleceniom kierownictwa co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy, obowiązek wykonywania poleceń przełożonych.
Samodzielność organizacyjna i swoboda działalności
W zakresie samodzielności organizacyjnej kluczowe znaczenie ma odpowiedź na pytania: Czy samozatrudniony ma swobodę wyboru w zakresie czasu, miejsca, sposobu realizacji zadań, czy są mu one narzucone? Czy ma autonomię w organizacji swojej pracy?
Samozatrudniony, który pracuje w ramach umowy B2B powinien mieć elastyczne godziny pracy niedopuszczalne jest zawarcie w umowie obowiązku pracy w stałych godzinach w miejscu wskazanym przez pracodawcę. Samozatrudniony powinien być w stosunku do swojego pracodawcy partnerem biznesowym, a nie podwładnym.
W zakresie swobody działalności istotne jest czy samozatrudniony może swobodnie przyjmować i realizować zlecenia dla różnych podmiotów, czy umowa o współpracę przewiduje zakaz konkurencji, czy pracuje wyłącznie dla jednego podmiotu.
Zawieranie umów B2B z byłymi pracodawcami jest szczególnie monitorowane, ponieważ może wskazywać na próbę obejścia przepisów prawa pracy. Pracując wyłącznie dla jednego klienta, będąc zarejestrowanym jako samozatrudniony, jednostki angażują się w praktyki, które są badane przez Krajową Administrację Skarbową.
Kluczowym kryterium odróżniającym stosunek pracy od umowy B2B jest ponoszenie ryzyka gospodarczego. Należy ustalić czy samozatrudniony ponosi koszty związane z prowadzoną działalnością, czy ponosi odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości (reklamacje, opóźnienia) oraz czy wynagrodzenie jest stałe, czy zmienne w zależności od efektu lub rynku. Chodzi o to, że samozatrudniony powinien ponosić ryzyko gospodarcze odwrotnie niż w przypadku umowy o pracę, gdzie ryzyko ponosi pracodawca. Jeżeli faktyczny charakter pracy uwzględniać będzie większość cech zarezerwowanych dla stosunku pracy, nie będzie możliwe wykazanie, że jest to zatrudnienie niepracownicze.
W zakresie infrastruktury istotne jest, czy samozatrudniony dysponuje sprzętem, oprogramowaniem, narzędziami i materiałami oraz powierzchnią biurową niezbędnymi do świadczenia usług, a jeżeli korzysta z infrastruktury zapewnianej przez zleceniodawcę, to czy ponosi za nią jakąkolwiek odpłatność. Kto bowiem zostaje włączony w istniejące w zakładzie struktury pracy jako osoba samozatrudniona tzn. otrzymuje od pracodawcy np. biurko, laptopa i firmowy adres e-mail naraża się na wysokie zaległe składki na ubezpieczenie społeczne oraz konsekwencje karne z powodu pozornego samozatrudnienia.
Zakres dokumentacji podlegającej weryfikacji
Warto sobie uświadomić, że przeprowadzając kontrolę, ZUS i PIP już teraz nie ograniczają się wyłącznie do analizy treści umowy wiążącej samozatrudnionego ze zleceniodawcą, ale badają całokształt okoliczności związanych z jej realizacją. Zgodnie z zapowiedziami głównego inspektora pracy liczba tych dodatkowych analiz będzie jeszcze rosła.
Kontrolujący mogą zatem prosić o dodatkowe dokumenty, jak faktury, korespondencja e-mailowa, plany zadań, zestawienia, grafiki, dokumenty rozliczeniowe. Mogą też żądać wyjaśnień dotyczących w szczególności: miejsca i czasu realizacji usług, sposobu wykonywania obowiązków, zasad korzystania z materiałów, narzędzi i infrastruktury.
Kontrolujący pytają o możliwość realizacji usług na rzecz innych podmiotów, ocenią samodzielność w realizacji usług, zasady delegowania samozatrudnionemu zadań itp.. Zweryfikują, czy osoby zaangażowane w ramach umów cywilnoprawnych uczestniczą w procesach typowo kadrowych, jak awanse i podwyżki, czy przypisane jest im w organizacji określone stanowisko, a wreszcie czy oferowane są im szkolenia podnoszące kwalifikacje.
Praktyka wskazuje, żePaństwowa Inspekcja Pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych w toku kontroli analizują zarówno dokumentację, jak i praktykę współpracy. Sprawdzane są nie tylko umowy i faktury, ale również logi systemów informatycznych, korespondencja mailowa, dostęp do narzędzi.
Z kolei ZUS skupia się na analizie zakresu podlegania obowiązkowi ubezpieczeniowemu badając, czy czynności wykonywane przez samozatrudnionego rzeczywiście mają charakter działalności gospodarczej, czy raczej odpowiadają cechom zatrudnienia pracowniczego.
Nazwa umowy niczego nie przesądza. Można podpisać doskonałą umowę o świadczenie usług ze wszystkimi niezbędnymi klauzulami podkreślającymi samodzielność, niezależność i swobodę działalności samozatrudnionego. Można w niej nawet wskazać, że zawierając ją, strony nie zamierzają wchodzić w relacje pracodawca-pracownik. Jeśli jednak jej zapisy nie będą szły w parze z praktyką organizacyjną, stosunkowo łatwo będzie ją kontrolującemu podważyć. Ryzyko jest tym większe, im bardziej firma nie różnicuje roli pracownika i współpracownika w organizacji. Dotyczy to zarówno wskazanych powyżej okoliczności, fundamentalnych dla rozróżnienia osób działających w tych dwóch rolach, jak i innych aspektów jak terminologia stosowana w systemach wewnętrznych, dostęp do benefitów, zasady wypłat bonusów itp.. Czasami nie warto stosować nadmiernych uproszczeń w praktyce organizacyjnej i traktować pracowników oraz samozatrudnionych w podobny sposób, bo dla PIP i ZUS może się to stać punktem zaczepienia podczas kontroli.
Konsekwencje przekwalifikowania umowy B2B na stosunek pracy
Jeśli PIP lub sąd pracy uzna, że samozatrudnienie było pozorne, przedsiębiorca może zostać obciążony szeregiem dotkliwych konsekwencji:
Zaległe składki ZUS wraz z odsetkami. Przekwalifikowanie kontraktu B2B na umowę o pracę oznacza konieczność zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami, sięgających nawet za 3 lata wstecz. Dla wielu firm z sektora MŚP może to oznaczać utratę płynności finansowej z dnia na dzień.
Korekty rozliczeń podatkowych. Pracodawca musi skorygować dokumenty ubezpieczeniowe i podatkowe, rozliczyć składki i zaliczki na podatek dochodowy.
Grzywny i sankcje karne. Projekt podwaja maksymalne wysokości grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy. Dotychczasowe stawki wynosiły od 1000 do 30 000 zł (lub od 1500 do 45 000 zł w przypadku recydywy). Po zmianach będą to kwoty odpowiednio od 2000 do 60 000 zł oraz od 3000 do 90 000 zł. Jednocześnie zwiększono maksymalną wysokość grzywny w postępowaniu mandatowym w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest organ PIP z dotychczasowych 2000 zł do 5000 zł, a w przypadku niektórych innych naruszeń do 10 000 zł.
Pracodawca, który świadomie zawierał umowy B2B, mimo iż zatrudnienie miało charakter stosunku pracy może zostać ukarany także karą grzywny, która może wynieść od 1 500 zł aż do 45 000 złotych według obecnych przepisów, a po nowelizacji nawet do 90 000 złotych.
Bieżące obowiązki pracownicze. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, wypłata wynagrodzenia zgodnie z Kodeksem pracy, stosowanie przepisów o czasie pracy i urlopach.
Dla osoby świadczącej pracę przekwalifikowanie umowy B2B na stosunek pracy niesie zarówno korzyści, jak i obowiązki:
Korekta rozliczeń podatkowych. Uznanie umowy B2B za stosunek pracy sprawia, że samozatrudniony pracownik korzystający z ryczałtu lub podatku liniowego musi dokonać korekty swoich rozliczeń i zapłacić podatek dochodowy według skali podatkowej. Korekcie podlegają także rozliczenia z ZUS w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przez pracownika.
Prawo do świadczeń pracowniczych. Osoba, której przysługiwał status pracownika, zyskuje prawo do ubiegania się o wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za nadgodziny, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odszkodowanie w przypadku niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy, inne świadczenia pracownicze przewidziane w Kodeksie pracy.
Ochrona prawna stosunku pracy. Pracownik uzyskuje ochronę wynikającą z przepisów Kodeksu pracy, w tym ochronę przed wypowiedzeniem umowy, prawo do urlopu, świadczeń chorobowych i macierzyńskich.
Audyt wewnętrzny i analiza obecnych umów
Już dziś warto przyjrzeć się praktyce współpracy z samozatrudnionymi w organizacji. Z pewnością nie obejdzie się bez szczegółowych audytów, obejmujących swym zakresem nie tylko treść umów o współpracę, lecz także stosowaną, w odniesieniu do tego modelu zaangażowania, praktykę organizacyjną.
W celu minimalizacji ryzyka zakwestionowania obecnych umów cywilnoprawnych najlepiej aby przedsiębiorcy już teraz: przeanalizowali wszystkie umowy cywilnoprawne i B2B, sprawdzili, czy sposób wykonywania pracy nie nosi cech stosunku pracy, przygotowali dokumentację i procedury na wypadek kontroli PIP, rozważyli zmiany w modelach współpracy, aby ograniczyć ryzyko przymusowego etatu".
W uniknięciu reklasyfikacji umowy B2B może pomóc zawarcie w jej treści klauzul, o których nie może być mowy w przypadku stosunku pracy. Jeśli firma opiera się na licznej grupie współpracowników zaangażowanych w ramach umów cywilnoprawnych, teraz jest moment na gruntowny audyt. Trzeba więc odpowiedzieć m.in. na pytania: czy praktyka odpowiada zapisom umów, czy ktoś mógłby zarzucić współpracownikom brak samodzielności lub pozorność relacji, czy dokumentacja jest wystarczająca.
Model samozatrudnienia nie przestaje być użyteczny, ale warunki jego stosowania muszą obecnie być rygorystyczne bardziej niż kiedykolwiek. Po nowelizacji kontrole wsparte rozwiniętą wymianą danych staną się coraz skuteczniejsze.
W przypadku wszczęcia kontroli przez ZUS lub PIP w sytuacjach spornych warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika specjalizującego się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych, który pomoże w prawidłowym przygotowaniu dokumentacji, sformułowaniu argumentacji prawnej oraz reprezentacji w postępowaniu przed PIP, GIP i sądem.
W przypadku wydania przez okręgowego inspektora pracy decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, kluczowe jest niezwłoczne złożenie odwołania do Głównego Inspektora Pracy w terminie 7 dni. Odwołanie powinno zawierać szczegółową argumentację prawną oraz wnioski o uchylenie rygoru natychmiastowej wykonalności.
Jeśli decyzja GIP będzie niekorzystna, należy w terminie 1 miesiąca wnieść odwołanie do sądu pracy. W postępowaniu sądowym sąd dokonuje samodzielnej oceny zebranego materiału dowodowego i nie jest związany ustaleniami dokonanymi przez PIP w toku postępowania administracyjnego.
Ciężar dowodu w sprawie rozkłada się w sposób specyficzny PIP, kwestionując charakter umowy cywilnoprawnej, powinien wykazać, że faktycznie była ona wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy. Jednakże w praktyce to na przedsiębiorcy i kontraktorze ciąży obowiązek przedstawienia dowodów świadczących o rzeczywistym charakterze samozatrudnienia oraz braku cech stosunku pracy.
Reforma ustawy o PIP może prowadzić do znaczącego wzmocnienia roli inspekcji pracy i zmiany sposobu oceny form zatrudnienia. Projekt z 22 października 2025 r. (zmodyfikowany 13 listopada 2025 r.) przewiduje szerokie uprawnienia inspektorów, natychmiastową wykonalność decyzji oraz możliwość przekształcania różnych form współpracy w stosunek pracy.
Informacje z 13 listopada wskazują, że projekt będzie dalej modyfikowany, m.in. w zakresie skutków wstecznych i rygoru natychmiastowej wykonalności. Pełny obraz regulacji będzie możliwy dopiero po udostępnieniu trzeciej wersji projektu, jednak przedsiębiorstwa mogą już teraz przygotowywać procesy i dokumentację tak, aby ich organizacja była spójna z wymogami wynikającymi z treści projektu.
Największym zagrożeniem nie jest sama kontrola, ale jej skutki finansowe sięgające od 1 do 3 lat wstecz. Przekwalifikowanie kontraktu B2B na umowę o pracę oznacza konieczność zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami. Dla wielu firm z sektora MŚP może to oznaczać utratę płynności finansowej z dnia na dzień.