Uchwała wspólnoty mieszkaniowej dochodzi do skutku po opowiedzeniu się za nią przez określoną większość uprawnionych osób, a jej podejmowanie uchwały następuje poprzez czynność głosowania. Co istotne, uchwała podjęta zgodnie z obowiązującą procedurą wiąże zarówno osoby, które opowiedziały się za jej podjęciem, jak i osoby, które głosowały przeciwko lub wstrzymały się od oddania głosu. Tym samym uchwała może wywierać skutek prawny, pomimo iż nie została zaaprobowana przez wszystkie podmioty uprawnione do jej podjęcia. To odróżnia uchwały umów, które muszą zostać zaakceptowane przez wszystkie strony.
W uzasadnieniu wyroku z 6.9.2018 r. (V CSK 475/17) Sąd Najwyższy przyjął, że oddany przez właściciela głos za podjęciem uchwały może zostać przez niego odwołany do chwili skutecznego podjęcia uchwały.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciele lokali mają prawo do podejmowania uchwał w trzech przewidzianych trybach ustawowych:
- 1 na zebraniu ogółu właścicieli lokali (tryb bezpośredni);
- 2 w drodze indywidualnego zbierania głosów (tryb obiegowy);
- 3 częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów (tryb mieszany).
Ponadto w przypadku braku wystarczającej liczby właścicieli na zebraniu, zarząd wspólnoty może zwrócić się do nieobecnych właścicieli o oddanie głosu w sprawie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów.
Co do zasady w każdej sprawie uchwała może być podjęta w jednym z trzech trybów głosowania przewidzianych w art. 23 ust. 1 Ustawy o własności lokali.
Problematyczna jest jednak kwestia, czy w trybie indywidualnego zbierania głosów mogą być podjęte uchwały wymagające zaprotokołowania przez notariusza, np. uchwała o ustanowieniu umownego sposobu zarządu umownego, uchwała o udzieleniu zarządowi pełnomocnictwa do zakupu nieruchomości. Wydaje się, że zaprotokołowanie brakujących głosów wymaganych dla podjęcia uchwały, których nie udało się zebrać w trakcie zebrania członków wspólnoty, może nastąpić przez odebranie oświadczenia złożonego notariuszowi przez przewodniczącego zebrania, bądź inną osobę upoważnioną, która przeprowadziła dodatkowe zbieranie głosów. Nie wymaga ono oddania dodatkowych głosów za podjęciem uchwały bezpośrednio w obecności sporządzającego protokół notariusza. Jednak sposób dokumentowania głosowania poza zebraniem nie może budzić wątpliwości co do rzetelności zbierania głosów. Takie stanowisko zajął Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 28.9.2017r. (I ACa 328/17)
Skutecznego zwołania zebrania może dokonać zarząd wspólnoty bądź zarządca. Zwołania pierwszego zebrania, na którym będzie mógł zostać wybrany zarząd wspólnoty, może również dokonać właściciel lokalu. Właścicielowi lokalu przyznaje się również prawo do zwołania zebrania, na którym zostanie dokonany wybór pierwszego zarządu wspólnoty mieszkaniowej.
Sposób głosowania na zebraniu właścicieli lokali może zostać określony w umowie dotyczącej sposobu zarządu nieruchomością wspólną lub w innych aktach przyjętych w drodze uchwały (np. w statucie, regulaminie głosowania). Wspólnota może doprecyzować postanowienia ustawy związane z np. sposobem oddawania głosów, zawiadamiania o przewidywanym porządku obrad zebrania właścicieli lokali, sposobie zawiadamiania o uchwale podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Dobrą praktyką jest przyjęcie obowiązku pisemnego protokołowania podejmowanych uchwał oraz nałożenie na zarząd obowiązku prowadzenia księgi protokołów.
Zgodnie z ustawą, niektóre uchwały podejmowane przez zebranie właścicieli lokali powinny być protokołowane w formie szczególnej, np. w formie aktu notarialnego. Wymóg zaprotokołowania uchwały w szczególnej formie dotyczy uchwał udzielających zarządowi pełnomocnictwa na dokonanie czynności prawnych, dla których wymagana jest forma szczególna.
Ustawa nie precyzuje również, w jakiej formie ma być przeprowadzone indywidualne zbieranie głosów. Oznacza to, że w tym trybie głosy mogą być oddawane przy jednoczesnej obecności głosujących i zbierających głosy w tym miejscu i czasie, ale nie ma też przeszkód, aby następowało to w inny sposób – np. poprzez oddawanie głosów w formie mailowej. Jest to bardzo praktyczne dal tych właścicieli lokali, którzy przebywają przez dłuższy czas za granicą lub w innym mieście. Jak przyjmuje się w orzecznictwie, ustawa nie wymaga dla aktu głosowania szczególnej formy, nie ma zatem przeszkód, aby oddawanie głosów następowało w formie elektronicznej. Ustawa nie przewiduje również końcowego terminu z upływem którego musi być zakończone zbieranie głosów. Należy się jednak opowiedzieć przeciwko dopuszczalności zbierania głosów w nadmiernie długim czasie, głównie z uwagi na to, że w miarę jego upływu stanowisko osób głosujących za podjęciem uchwały może się zmienić w wyniku wystąpienia nowych okoliczności.
Tryb mieszany najczęściej znajduje zastosowanie w sytuacji, w której dana uchwała procedowana na zebraniu właścicieli nie uzyskała wymaganej większości głosów ze względu na nieobecność części osób uprawionych do głosowania. W tej sytuacji głosowanie to może być kontynuowane w trybie indywidualnego zbierania głosów. W doktrynie jako dopuszczalną wskazuje się również sytuację przeciwną, w której przed ogłoszonym zebraniem część głosów zostanie już oddana w trybie indywidualnego zbierania głosów, a następnie brakujące głosy zostaną oddane na zebraniu właścicieli lokali, oczywiście przy założeniu, że na zebraniu procedowany będzie ten sam projekt uchwały (jeżeli projekt zostanie na zebraniu zmieniony, głosowanie osób nieobecnych należy powtórzyć). Taki sposób głosowania może mieć zastosowanie, jeżeli z góry wiadomo, że niektórzy właściciele lokali nie będą mogli być obecni na zwołanym zebraniu członków wspólnoty.
Uchwały podejmowane przez ogół właścicieli lokali zapadają większością głosów (więcej niż 50% głosów) obliczaną według wielkości udziałów, a zatem według obecnie obowiązujących przepisów, żeby głosowanie było ważne, musi w nim wziąć udział 50 proc. właścicieli nieruchomości plus jeden. Spełnienie tego wymogu jest często bardzo trudne, zwłaszcza w nowych budynkach, gdzie sporo mieszkań jest wynajmowanych, a ich właściciele mało się nimi interesują. W konsekwencji przyjęcie tak ważnych dla wspólnoty uchwał, jak plan gospodarczy, czyli ustalenie zadań dla zarządcy na kolejny rok, czy przyjęcie uchwały o wykonaniu niezbędnych napraw jest wręcz niemożliwe.
Ponieważ ustawowy mechanizm obliczania wielkości udziału w nieruchomości wspólnej jest uzależniony od wielkości powierzchni lokalu, właściciel lokalu (bądź lokali) o dużej powierzchni może uzyskać dominujący wpływ na sprawy całej wspólnoty. Taki właściciel ma możliwość przegłosowywania reszty właścicieli lokali na zebraniach wspólnoty, co w konsekwencji oznacza samodzielne decydowanie o sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu. Prowadzić to może również do sytuacji, w której właściciel ten będzie w stanie zablokować każdą inicjatywę uchwałodawczą mniejszościowych członków wspólnoty mieszkaniowej.
Mechanizmem pozwalającym zapobiegać takim sytuacjom jest przewidziane w ustawie odstępstwo od generalnej zasady głosowania udziałowego według zasady większości głosów. Polega ono na dopuszczeniu szczególnego trybu głosowania w sprawach dotyczących wspólnoty według zasady „jeden właściciel – jeden głos” (tzw. głosowanie właścicielskie).
Głosowanie według zasady „jeden właściciel – jeden głos” może zostać przyjęte w umowie właścicieli lokali lub w podjętej przez nich uchwale, która to uchwała musi zostać podjęta na zasadach ogólnych.
Z kolei dokonanie następczej zmiany sposobu głosowania polegającej na przywróceniu głosowania według zasady większością głosów, nie musi nastąpić poprzez podjęcie uchwały w drodze głosowania metodą „jeden właściciel – jeden głos”, lecz może zostać przyjęte większością głosów obliczoną według wielkości udziałów. Warto dodać, że w umowie bądź uchwale właścicieli lokali wprowadzającej w danych sprawach procedurę głosowania właścicielskiego można wskazać, że również odstąpienie od niej wymaga podjęcia uchwały według zasady „jeden właściciel – jeden głos”. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 20.7.2017 r. (IV CSK 586/16).
Przepis art. 23 ust. 2a Ustawy o własności lokali przewiduje głosowanie według zasady „jeden właściciel – jeden głos” w trzech sytuacjach:
- 1 gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa jeden;
- 2 gdy większość udziałów należy do jednego właściciela lokalu;
- 3 gdy oba te warunki są spełnione łącznie.
W każdej z tych sytuacji głosowanie według zasady „jeden właściciel – jeden głos” może być zainicjowane na żądanie właścicieli, których udziały we współwłasności nieruchomości wspólnej wynoszą co najmniej 1/5. Jednak głosowanie według zasady „jeden właściciel – jeden głos” może dotyczyć tylko konkretnych spraw. Zgodnie ze stanowiskiem orzecznictwa, przyjęcie takiego sposobu głosowania nie jest uzależnione od podjęcia uchwały; wystarczające jest zgłoszenie żądania w formie ustnej. Dla takiego sposobu głosowania nie ma znaczenia wielkość przysługującego danemu właścicielowi udziału w nieruchomości wspólnej, ani liczba należących do niego lokali.
Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 3 ustawy, o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony przez zarząd na piśmie. Chodzi tu o sytuacje, kiedy głosowanie odbywało się w trybie obiegowym lub mieszanym. Nawet jeżeli głosowanie odbywało się w trybie mieszanym, zawiadomienie powinno zostać również skierowane do tych właścicieli lokali, którzy byli obecni na zwołanym zebraniu i na nim oddali głos w sprawie podjęcia uchwały. Wszak tacy właściciele mają interes w ustaleniu, czy procedowana na zebraniu uchwała ostatecznie została podjęta, tj. uzyskała wymaganą przez prawo większość głosów. Jeżeli dany lokal stanowi współwłasność, zawiadomiony powinien zostać każdy ze współwłaścicieli.
W orzecznictwie zwraca się uwagę, że dla skutecznego powiadomienia o treści uchwały nie wystarczy wywieszenie jej na tablicy ogłoszeń. Konieczne jest jej doręczenie każdemu właścicielowi lokalu. Prawidłowe zawiadomienie właściciela lokalu o podjętej uchwale jest o tyle istotne, że decyduje o rozpoczęciu biegu sześciotygodniowego terminu na zaskarżenie takiej uchwały.
Natomiast niedopełnienie ustawowego obowiązku powiadomienia każdego właściciela o treści podjętej uchwały, nie wywiera wpływu na jej skuteczność prawną. Jakkolwiek zarząd wspólnoty ma obowiązek doręczenia każdej uchwały na żądanie właściciela lokalu, jednak data takiego doręczenia pozostaje bez wpływu na bieg terminu do zaskarżenia uchwały. Przewidziany w ustawie termin do zaskarżenia rozpoczyna swój bieg od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały, a nie od dnia doręczenia jej odpisu na żądanie członka wspólnoty mieszkaniowej.