Zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest powoływany w celu kierowania sprawami wspólnoty i reprezentowania jej na zewnątrz oraz w stosunkach pomiędzy wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Wśród czynności podejmowanych przez zarząd ustawa o własności lokali rozróżnia czynności zwykłego zarządu, które zarząd podejmuje samodzielnie, i czynności przekraczające jego zakres, które wymagają uchwały właścicieli lokali, wyrażającej zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów umożliwiających realizację czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu.
Ani przepisy kodeksu cywilnego, ani ustawy o własności lokalu nie definiują pojęcia czynności zwykłego zarządu, ani nie wskazują w sposób wyczerpujący, kiedy ma miejsce przekroczenie zwykłego zarządu.
Czynności zwykłego zarządu mają na celu utrzymanie rzeczy wspólnej w należytym stanie, zachowanie wspólnego prawa i mienia, dbałość o interesy wspólnoty i zwykłą eksploatację rzeczy wspólnej. Przyjmuje się, że jest to np. załatwianie bieżących spraw związanych z normalną eksploatacją, konserwacja i administracja, pobieranie pożytków i dochodów oraz dbałość o interesy majątkowe wspólnoty. Zakwalifikowanie danej czynności do zwykłego zarządu bywa utrudnione, skoro przepisy ustawy nie zawierają wyczerpującego katalogu takich czynności.
W art. 22 ust. 3 i 4 ustawie o własności lokali wymienione zostały przykładowe czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu do których należą w szczególności: ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, rozporządzenia, a więc np. zbycie nieruchomości wspólnej, jej podział i przebudowa lub obciążenie hipoteką, a także połączenie dwóch lokali będących odrębną nieruchomością w jeden.
W praktyce w pewnych okolicznościach ta sama czynność może przekraczać zwykły zarząd, a w innych nie i odwrotnie. Każdy przypadek należy więc rozpatrywać indywidualnie w zależności od konkretnej sytuacji.
Stosownie do art. 14 ust. 1 u.w.l., na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę. Powyższe wyliczenie nie jest przy tym katalogiem zamkniętym i przyjąć należy, że koszty zarządu nieruchomością wspólną mogą mieć również inne składowe, jeżeli tylko możemy im przypisać powiązanie z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Z kolei art. 15 ust. 1 powołanej ustawy stanowi, że na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Czyli o ile koszt danej naprawy czy konserwacji może zostać poniesiony z bieżących zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej, to należy go uznać za czynność zachowawczą.
W przypadku poniesienia tych kosztów bez uchwały z funduszu remontowego, z uwagi na wysoka kwotę, to może to jedynie skutkować nieudzieleniem absolutorium w przyszłości.
Za taką kwalifikacją tych czynności przemawia ich związek z podstawową działalnością wspólnoty mieszkaniowej (zarządzaniem i dbaniem o interesy wspólnoty ) oraz skutki finansowoprawne tych czynności.
W przypadku wątpliwości, czy dana czynność stanowi przejaw bieżącej eksploatacji, to jednak należy zwrócić uwagę, że kwota naprawy (kilkanaście tysięcy) może skłaniać do uznania ww. naprawy za czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Dokonanie czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu bez uzyskania za pomocą uchwały zgody może skutkować sankcją nieważności.
Tym niemniej należy zwrócić uwagę, że istnieje możliwość dokonania przez Zarząd wspólnoty czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością i dbałością o interesy wspólnoty wymagających niezwłocznej reakcji i następcze poddanie pod głosowanie i podjęcie uchwały. Zgodnie z art. 27 ustawy o własności lokali wszelkie czynności do dokonywania których obowiązani są właściciele, mające na celu zachowanie wspólnego prawa np. zlecenie pilnych i niecierpiących zwłoki napraw w budynku, np. naprawy dachu, uszkodzonej kanalizacji wodnej, które zarząd może podjąć bez uchwały, ale w przypadku gdy są to czynności przekraczające zwykły zarząd, musi uzyskać uchwałę po fakcie.
Podsumowując istnieją zatem 3 możliwości. Pierwsza - zarząd wspólnoty może zawrzeć umowę na wykonanie określonych prac, argumentując, że jest to czynność w ramach czynności zachowawczych, wchodząca w zakres zwykłego zarządu. Można także zlecić wykonanie określonych prac, a następnie starać się o zatwierdzenie jej uchwałą właścicieli lokali.
Trzecią opcją jest oczywiście rozpoczęcie głosowania nad uchwałą wyrażającą zgodę na określone zadanie i ustanawiającą kwotę zaliczki, jaką każdy z współwłaścicieli powinien wpłacić.
Na gruncie art. 22 ust. 1 ustawy o własności lokali zarząd wspólnoty mieszkaniowej podejmuje samodzielnie czynności zwykłego zarządu. W orzecznictwie dostrzec można ogólny pogląd, zgodnie z którym czynności związane z bieżącym administrowaniem nieruchomością wspólną, zlecanie remontów, występowanie z roszczeniami o zapłatę przez właścicieli kosztów należnych wspólnocie bądź reprezentacja wspólnoty w sprawach dotyczących ważności jej uchwał, a także działanie w sprawach podatkowych związanych z nieruchomością wspólną, należą do zwykłego zarządu, jako typowa aktywność związana z własnością nieruchomości. Wśród licznych orzeczeń wskazujących na czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu, wyodrębnić można pewne ogólniejsze grupy poglądów. I tak, zakres zwykłego zarządu przekraczają wszelkiego rodzaju prace budowlane, wiążące się z ingerencją w substancję nieruchomości wspólnej, w szczególności przebudową lub nadbudową budynku, umieszczeniem na elewacji tablic reklamowych, zmianą przeznaczenia nieruchomości wspólnej. Za niemieszczące się w granicach zwykłego zarządu uznaje się reprezentowanie wspólnoty w sprawach dotyczących obciążenia nieruchomości wspólnej, przymusowej sprzedaży licytacyjnej lokalu, zagospodarowania nieruchomości lub przebudowy budynku. Wskazano również, że przeniesienie siedziby wspólnoty do innej miejscowości wymaga jej uprzedniej uchwały. Nie jest też zwykłym zarządem nieruchomością wspólną wyrażenie zgody na sprzedaż napojów alkoholowych w lokalu użytkowym znajdującym się w budynku wspólnoty. Szczególny charakter cechuje złożenie oświadczenia o obciążeniu nieruchomości wspólnej, bowiem zarząd w ogóle nie jest do tego władny, lecz niezbędna jest zgoda wszystkich właścicieli lokali.
Poniżej przykładowe orzeczenia Sądów kwalifikują poszczególne czynności jako zwykły zarząd lub przekraczające zwykły zarząd.
Zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 24 maja 2019 r., II SA/Kr 292/19, LEX nr 2684038:
„Z treści art. 22 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 5 u.w.l. wynika expressis verbis prawo do udzielenia w drodze uchwały przez właścicieli lokali (większością) zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego oraz udzielenia zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Oznacza to, iż zgoda na nadbudowę lub przebudowę jest czynnością przekraczająca zwykły zarząd nieruchomością wspólną w rozumieniu art. 22 ust. 1 i 2 u.w.l."
Zgodnie z Wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 15 października 2015 r., I ACa 895/15, LEX nr 1842359:
„W ustawie o własności lokali wymieniono przykładowo czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu (art. 22 ust. 3 u.w.l.). Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są m.in.: zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, dokonanie podziału nieruchomości wspólnej oraz udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej."
Zgodnie z Wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 października 2011 r., II OSK 1477/10, LEX nr 1151897:
„Docieplenie budynku jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd i do jego przeprowadzenia jest potrzebna zgoda wszystkich współwłaścicieli, a nie tylko zgoda większości współwłaścicieli. W niniejszej sprawie do zarządu przedmiotową nieruchomością wspólną mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności (art. 18 ust. 3 i art. 19 ustawy o własności lokali). Stosownie do treści art. 199 k.c. do rozporządzenia rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli."
Zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 20 maja 2009 r., II SA/Kr 1188/08, LEX nr 558404:
„Budowa obiektu budowlanego, przebudowa obiektu budowlanego na nieruchomości, objętej współwłasnością w częściach ułamkowych wykracza poza zakres zwykłego zarządu i należy do kategorii rozporządzania rzeczą wspólną."
Zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 9 stycznia 2008 r., II SA/Gl 824/07, LEX nr 451183:
„Usunięcie drzewa stanowi czynność przekraczającą zwykły zarząd nieruchomością."
Zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 2 marca 2007 r., VII SA/Wa 1836/06, LEX nr 334823:
„Modernizacja, polegająca na założeniu nowej instalacji gazowej w budynku [...] należy niewątpliwie do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną."
Zgodnie z Wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 kwietnia 1999 r., IV SA 175/97, LEX nr 47177:
„Zlikwidowanie okien na jednej ścianie, wybicie otworów okiennych i zamurowanie okien na ścianie innej - stanowi niewątpliwie przebudowę nieruchomości. Zważywszy na treść art. 3 ustawy o własności lokali nie ma znaczenia, że przebudowa dotyczy lokali nie stanowiących przedmiotu odrębnej własności. Dla dokonania tych czynności budowlanych organ winien uzyskać zgodę Wspólnoty Mieszkaniowej w myśl art. 22 ust. 2 i 3 p. 5 cyt. ustawy. Błędne jest stanowisko organu, iż przeniesienie okien z jednej elewacji na drugą nie stanowi czynności przekraczającej zwykły zarząd rzeczą wspólną."