Zebranie właścicieli lokali nie ma statusu najwyższego organu wspólnoty mieszkaniowej. Niemniej jednak taki sposób zorganizowania pracy właścicieli lokali jest najważniejszą formą udziału w podejmowaniu najistotniejszych uchwał (dotyczących spraw przekraczających zwykły zarząd) oraz formą kompleksowej kontroli pracy zarządu lub zarządcy.
Obowiązek zwoływania zebrań obciąża zarząd (zarządcę ustanowionego umownie) lub zarządcę przymusowego, chyba że zakres jego uprawnień i obowiązków określonych przez sąd został ograniczony do ściśle wskazanych czynności i nie obejmuje tego przedmiotu.
Doroczne zebranie właścicieli lokali powinno być zwołane najpóźniej do końca pierwszego kwartału danego roku, a po bezskutecznym upływie wskazanego terminu prawo jego zwołania przechodzi na każdego właściciela lokalu.
Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt. 3 ustawy o własności lokali (dalej: u.o.wl.) Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 obowiązany jest do zwołania zebrania przynajmniej raz w roku. Oznacza to, że obligatoryjne jest tylko zwołanie zebrania co najmniej raz w roku, natomiast zwoływanie dodatkowych (poza dorocznymi) zebrań pozostawione zostało do uznania i potrzeb wspólnoty mieszkaniowej oraz zarządu lub zarządcy.
Zgodnie z art. 30 ust. 1a u.o.w.l. w wypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, do końca kwartału roku kalendarzowego o którym mowa w ust. 1 pkt 3, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.
Zgodnie z art. 31 lit b u.o.w.l zebrania ogółu właścicieli zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1.
Innymi słowy na wniosek właścicieli lokali dysponujących (łącznie) co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej zarząd lub zarządca jest zobligowany do zwołania zebrania właścicieli. To uprawnienie przyznane właścicielom lokali ma kluczowe znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy stanowiska właścicieli lokali i zarządu wspólnoty co do konieczności zwołania zebrania dodatkowego są rozbieżne.
Ustawa nie przewiduje jednak dla właścicieli lokali ani skutecznego narzędzia, aby wyegzekwować od zarządu realizację wniosku o zwołanie zebrania, ani terminu, w którym zarząd powinien zwołać zebranie na wniosek właścicieli lokali. Te braki ustawy wypełnia obecnie orzecznictwo, w którym akcent kładzie się na okoliczność, że uchwały podejmują właściciele lokali. W konsekwencji nawet nieformalne zebranie właścicieli lokali władne jest skutecznie podjąć uchwałę. W innym przypadku bowiem, np. w sytuacji gdy właściciele lokali wystąpiliby do zarządu z wnioskiem o zwołanie zebrania, którego przedmiotem miałoby być odwołanie zarządu, ów zarząd mógłby poprzez swoją bezczynność blokować działania członków wspólnoty.
Zgodnie z ugruntowanym już w orzecznictwie stanowiskiem, brak zwołania zebrania na wniosek 1/10 właścicieli lokali, skutkuje tym, że inicjatywa w sprawie podjęcia uchwał przechodzi na samych mieszkańców. Orzecznictwo stoi na stanowisku, że bezczynność zarządu lub zarządcy w niektórych przypadkach może zostać uznana za sprzeczną z przepisami prawa i przez to nie zasługującą na aprobatę (por. Wyrok z 14.03.2017 r., V ACa 381/16 (LEX nr 2337020), Sąd Apelacyjny w Gdańsku).
Reasumując, nie ma żadnych sankcji przewidzianych przez przepisy dla zarządu lub zarządcy nie wykonującego wniosków mieszkańców reprezentujących 1/10 udziałów w częściach wspólnych, jednak w przypadku nie zwołania obligatoryjnego zebrania rocznego do końca 1 kwartału zarząd wspólnoty lub zarządca narazi się na to, że każdy z właścicieli będzie z mocy ustawy uprawniony do zwołania zebrania rocznego z własnej inicjatywy. Z kolei w przypadku bezzasadnego braku reakcji na wniosek właścicieli lokali dysponujących (łącznie) co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej inicjatywa co do podjęcia uchwał będzie należała do właścicieli lokali.
Niezależnie ww. kwestii to zarząd lub zarządca jest uprawniony do podjęcia decyzji, czy głosowanie uchwały będzie odbywało się na zebraniu, w trybie indywidualnego zbierania głosów lub w trybie mieszanym.