Czy
wspólnota mieszkaniowa powinna podjąć uchwałę o wyrażeniu zgody na
przetwarzanie danych osobowych właścicieli lokali spółce, która administruje sprawami
wspólnoty?
Ochrona danych
osobowych wprowadzona przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne : rozporządzenie o
ochronie danych, RODO), dotyczy ochrony danych osoby fizycznej. Charakter i cel
ochrony realizowany przez RODO prowadzi do wniosku, że zgoda na przetwarzania
danych osobowych może być wyrażona wyłącznie przez osobę, której dane osobowe mają
być przetwarzane. Niedopuszczalne jest więc zastąpienie zgody jednostki aktem
kolegialnym, np. uchwałą wspólnoty, w wyniku którego osoba prawna lub jednostka
organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, np. wspólnota mieszkaniowa, wyraża
zgodę na przetwarzanie danych osobowych innych osób fizycznych. Innymi słowy, wspólnota
nie może wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych
będących członkami wspólnoty. Taką zgodę może wyrazić wyłącznie osoba fizyczna,
której dane mają być przetwarzane. W przeciwnym wypadku ochrona wprowadzona ww.
przepisami byłaby całkowicie iluzoryczna. Zawsze zgoda na przetwarzanie danych
musi być wyrażona wyłącznie przez osobę, której dane mają być przetwarzane.
W konsekwencji wspólnota
mieszkaniowa nie może podjąć uchwały o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych
osobowych osób fizycznych będących jej członkami, ponieważ to nie wspólnota
jest dysponentem ochrony danych osobowych osób fizycznych. Ewentualnie można by
uznać, że taka chwała co najwyżej może zawierać zgodę na przetwarzanie danych
osobowych osób fizycznych, które głosowany za jej przyjęciem. W tym kontekście uchwała, w której członkowie
wspólnoty głosujący za uchwałą wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych
osób, które pozytywnie się o uchwale nie wypowiedziały narusza przepisy RODO.
Na tej samej zasadzie, inne osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie
posiadające osobowości prawnej nie mogą za osoby fizyczne wyrażać zgody na
przetwarzanie ich danych osobowych. W świetle większości poglądów, taka uchwała
jest sprzeczna z prawem i podlegałaby uchyleniu.
Nie oznacza to jednak , że wspólnota, jej zarządca lub też administrator
nie może tych danych przeważać bez zgody członków wspólnoty. W niektórych
przypadkach możliwe jest przetwarzanie danych bez zgody osoby, której dane są
przetwarzane. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO przetwarzanie danych osobowych osób
fizycznych bez ich zgody możliwe jest jeżeli przetwarzanie
jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów
realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Nie ma wątpliwości
co do tego, że wspólnota mieszkaniowa, jej zarządca lub też administrator ma
prawo przetwarzać dane osobowe członków wspólnoty, skoro jest to niezbędne do
realizacji zażądania wspólnotą – realizacji praw i obowiązków wspólnoty wobec
jej członków. Nie sposób sobie wyobrazić, że wspólnota nie może przetwarzać
danych osobowych członka wspólnoty, w celu rozliczenia wydatków związanych z
utrzymaniem lokalu oraz kosztów zarządu nieruchomością.