Odprowadzanie składek co do zasady jest obowiązkiem płatnika – osoby fizycznej prowadzącej pozarolniczą działalność, lub osoby prawnej, którą jest np. spółka z o.o. Nie jest wykluczone, że może dojść do sytuacji, w której zadłużenie wobec ZUS z tytułu składek zmuszony będzie uregulować członek zarządu spółki, co będzie miało miejsce, jeżeli egzekucja od samego płatnika będzie nieskuteczna.
Zgodnie z art. 107 § 1 ordynacji podatkowej osoby trzecie za zaległości podatkowe (składkowe) podatnika (płatnika składek) odpowiadają całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem (płatnikiem składek).
Zgodnie z art. 116 § 1 ordynacji podatkowej członkowie zarządu m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiadają za zaległości podatkowe (składkowe) solidarnie ze spółką całym swoim majątkiem, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna. W określonych przypadkach członek zarządu może się zwolnić z tej odpowiedzialności, o ile wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, albo wykaże, że nie zgłosił wniosku o ogłoszenie upadłości nie ze swojej winy, albo wskaże mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych (składkowych) spółki w znacznej części.
W praktyce członkowie zarządu, wobec których ZUS dochodzi odpowiedzialności za długi składkowe, powołują się najczęściej na brak swojej winy w niezgłoszeniu wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, a to wobec nieznajomość stanu finansów spółki, która to nieznajomość miała wynikać z faktu, że nie zajmowali się składkami lub finansami spółki, ponieważ ktoś inny za to odpowiadał. Członkowie zarządu często powołują także argument, iż nie byli w stanie skontrolować sytuacji finansowej zarządzanej spółki , albowiem nie mają specjalistycznej wiedzy z zakresu finansów.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 marca 2024 r, sygn. akt II USKP 18/23 powoływanie się przez członka zarządu spółki akcyjnej na nieznajomość stanu jej finansów jako przyczynę niezgłoszenia wniosku o upadłość nie jest okolicznością uzasadniającą zwolnienie go od odpowiedzialności za zaległości podatkowe na podstawie art. 116 ordynacji podatkowej. Zdaniem Sądu zarząd może dowolnie ustalić swoje wewnętrzne relacje, jednak jest organem spółki jako całości. Dlatego każdy członek zarządu powinien mieć elementarną wiedzę o najważniejszych sprawach spółki, a jako zobowiązany do prowadzenia spraw spółki ma obowiązek kontrolowania jej finansów. Nieznajomość kondycji finansowej spółki i brak zainteresowania członka zarządu tą kwestią stanowi zawinione przez niego zaniechanie wykonywania podstawowych obowiązków. Sąd Najwyższy wskazał, że jeśli ktoś nie ma kompetencji do pełnienia odpowiedzialnej funkcji w spółce, to nie powinien się jej podejmować. Tym samym, brak wiedzy finansowej nie jest zatem okolicznością, która pozwoli członkowi zarządu uniknąć odpowiedzialności za zadłużenie spółki.
Warto zauważyć, że w innym orzeczeniu z 12 grudnia 2023 r., Sąd Najwyższy wyjaśnił, że okolicznością pozwalającą uwolnić członka zarządu od odpowiedzialności jest istnienie wyraźnego podziału obowiązków pomiędzy członkami zarządu, czego konsekwencją jest to, że odpowiadają oni za różne obszary działalności spółki. Sąd Najwyższy uznał, że członek zarządu wyjątkowo nie ponosi winy za niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości albo wniosku o wszczęcie postępowania układowego, jeżeli został odsunięty od prowadzenia spraw spółki, nie został do nich dopuszczony albo powierzono mu w zarządzie zajmowanie się takimi zagadnieniami, że nie miał wglądu w sprawy finansowe spółki i nie mógł wiedzieć, że zaprzestała ona spłacania długów. Dalej jednak Sąd Najwyższy podkreślił, że winy członka zarządu nie wyłącza nawet jego choroba, jeśli miał możliwość podjęcia działań zmierzających do zapewnienia prawidłowego działania spółki w tym okresie. Zdaniem sądu skoro na każdym członku zarządu spoczywa obowiązek i zarazem uprawnienie reprezentowania i prowadzenia spraw spółki, to każdy z nich powinien też zachować należytą staranność w ochronie interesów wierzycieli. Dodatkowo, przeszkodą w wystąpieniu z wnioskiem o upadłość spółki nie może być brak akceptacji pozostałych członków zarządu lub zgromadzenia wspólników dla takiej decyzji, ponieważ wina w rozumieniu art. 116 ordynacji podatkowej to zarówno wina umyślna i związana z nią świadomość istnienia wymagalnych zobowiązań składkowych, jak i wina nieumyślna w postaci niedbalstwa, które zakłada brak świadomości. Mimo braku świadomości wina członka zarządu polega na tym, że powinien przewidzieć, iż takie zobowiązania mogą istnieć, a nie przewidział tego chociażby z powodu niewiedzy.
Zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie, które to pojęcie nie jest zdefiniowane w ordynacji podatkowej, zwalnia członka zarządu z omawianej odpowiedzialności. Przyjmuje się, że „we właściwym czasie" oznacza na tyle wcześnie, żeby możliwe było jeszcze odzyskanie od płatnika należności z tytułu składek.
W postanowieniu z 11 października 2023 r., sygn. akt I USK 108/23, Sąd Najwyższy wyjaśnił, że skoro celem art. 116 § 1 ordynacji podatkowej jest ochrona należności publicznoprawnych, a szerzej ‒ ochrona Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, to wszczęcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego we właściwym czasie oznacza, że zaspokojenie zaległości składkowych pozostaje realne. Zatem członek zarządu może być zwolniony z odpowiedzialności za istniejący już dług, jeśli przez podjęcie działania w odpowiednim czasie umożliwił spłatę tego długu choćby w części. SN sprecyzował, że „Właściwy czas to chwila, kiedy wiadomo już, że dłużnik nie będzie w stanie zaspokoić wszystkich swoich zobowiązań. Określenie tej chwili powinno być ujmowane elastycznie w zależności od okoliczności konkretnego przypadku." Bez znaczenia pozostaje subiektywne przekonanie członków zarządu spółki, co ich zdaniem było „właściwym czasem" do zgłoszenia wniosku.
Członek zarządu może zwolnić się z odpowiedzialności za składki, nawet mimo zawinionego zbyt późnego złożenia wniosku, jeśli wskaże majątek spółki, z którego ZUS może odzyskać zaległe składki. Chodzi wszak o odzyskanie długu, a nie ukaranie członka zarządu za jego zaniedbania podczas pełnienia funkcji. Trzeba przy tym zaznaczyć, że samo wskazanie majątku spółki nie jest wystarczające. Aby doszło do zwolnienia z długu, zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 28 lutego 2023 r., II USK 370/22, konieczne jest łączne spełnienie trzech okoliczności: musi istnieć mienie płatnika, nie zachodzą przesłanki wyłączające (ograniczające) prowadzenie egzekucji z tego mienia, w wyniku egzekucji dojdzie do zaspokojenia należności składkowych w znacznej części. Czyli na skutek wskazania mienia musi dojść do zaspokojenia wierzyciela w takiej części, która będzie bliska stwierdzeniu, że płatnik wykonał swój obowiązek składkowy z zachowaniem podniesionego poziomu staranności, właściwego do rodzaju i zakresu prowadzonej działalności.