Zgodnie z art. 15 ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.) podstawowym składnikiem majątku operacyjnego Wspólnoty Mieszkaniowej są zaliczki wpłacane przez właścicieli lokali. Celem zaliczek jest pokrycie przyszłych (planowanych) zobowiązań wspólnoty mieszkaniowej.
Przyjmuje się, że wysokość zaliczek powinna być skalkulowana w ten sposób, aby pokryć przyszłe wydatki, które zostały ujęte w planie gospodarczym (zwanym też planem rzeczowym) uchwalonym na dany rok obrachunkowy. Są to najczęściej zobowiązania wynikające ze stałych umów o świadczenie usług zawieranych przez wspólnotę mieszkaniową, takich jak: umowa o zarządzanie, umowa o sprzątanie, umowa o prace konserwacyjne, jak również umowy o dostawę mediów do nieruchomości wspólnej.
Zaliczki są zatem przeznaczone na pokrycie bieżących kosztów zarządu (ustawodawca mówi o bieżących opłatach).
Zasadniczo zasady ustalania wysokości zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną wymagają podjęcia uchwały przez członków wspólnoty Mieszkaniowej.
Wyjaśniam, iż zaliczka, którą opłaca każdy z właścicieli lokali składa się z dwóch części – eksploatacyjnej (np. opłata za ogrzewanie, opłata za podgrzanie wody, opłata za wodę i ścieki, wywóz nieczystości itp., które są niezależne od decyzji członków Wspólnoty Mieszkaniowej) oraz takich opłat, których wysokość wynika właśnie z decyzji członków Wspólnoty Mieszkaniowej (np. fundusz remontowy, fundusze celowe/ fundusz na utrzymanie).
Oczywistym jest, że zmiana wysokości opłat wynikających z tej drugiej kategorii wymaga podjęcia uchwały, gdyż jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Z istoty zaliczek wynika, że określenie ich wysokości jest oparte na prognozie obu kategorii powyższych obciążeń, co powinno mieć u podstaw zarówno koszty zarządu rzeczywiście poniesione w poprzednim okresie rozliczeniowym, jakim dla wspólnoty jest rok kalendarzowy (art. 29 ust. 1a u.w.l.), jak i wiedzę o nadchodzących potrzebach eksploatacyjnych i remontowych wspólnoty. Odzwierciedleniem tych potrzeb winien być uchwalony przez właścicieli roczny plan gospodarczy (art. 22 ust. 3 pkt 2 u.w.l.).
Reasumując: jeśli zmiana zaliczki wynika wyłącznie z podniesienia stawek przez dostawców mediów, to ujęcie takiej zmiany w zaliczce może być wdrożone bez uchwały członków Wspólnoty Mieszkaniowej. Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej nie jest natomiast uprawniony do samodzielnego podnoszenia stawek za fundusz remontowy, fundusze celowe, wynagrodzenie administratora itp. i inne opłaty co do których to właśnie członkowie Wspólnoty Mieszkaniowej podejmują decyzję.
Jeżeli chodzi o wysokość zaliczki, trzeba mieć na uwadze, że służy ona pokryciu przyszłych (planowanych) zobowiązań wspólnoty mieszkaniowej, a więc co do zasady jej wysokość powinna być skalkulowana w ten sposób, aby pokryć przyszłe wydatki, które zostały ujęte w planie gospodarczym. W związku z obawą zakłócenia płynności finansowej wspólnoty mieszkaniowej dopuszczalne jest ustalenie zaliczki na wyższym poziomie. Można to uzasadnić tym, iż zaliczka jest ustalana na początku roku, a w związku z tym nawet przy niskiej inflacji można założyć nadwyżkę sięgającą 10–15% planowanych wydatków. Przy czym, jak już wspomniano należy to traktować w kategoriach wyjątku i ewentualna podwyższa może sięgać ok 20 % (obecnie przy dużej inflacji). Nie może być to jednak zmiana polegająca na obciążeniu członków Wspólnoty Mieszkaniowej zaliczkami niemal dwukrotnie wyższymi, niż płacą obecnie. W orzecznictwie przyjęty jest pogląd, że Wspólnota Mieszkaniowa nie może kumulować nadmiernej kwoty środków finansowych pochodzących z zaliczek na tzw. wszelki wypadek, gdyż sprzyja to niegospodarności i generowaniu kosztów ponad miarę wynikającą z zasad prawidłowego zarządzania.
Nie ma możliwości obciążenia członków Wspólnoty Mieszkaniowej wyższymi zaliczkami za poprzednie miesiące, gdyż czym innym jest wyrównanie, w sytuacji gdy kwota wpłacanych zaliczek w danym okresie w rzeczywistości nie wystarczyła na pokrycie wydatków przypadających na danego członka Wspólnoty, a czym innym jest wprowadzenie takiego ,,wyrównania” na zapas, które nie jest odzwierciedlone w faktycznie poniesionych wydatkach.
Wpłaty właścicieli na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem ich lokali dokonywane są w formie zaliczkowej. Okresy i terminy rozliczeń mediów mogą się różnić. Rozliczenie zużycia wody i ścieków oraz podgrzania wody ma miejsce zazwyczaj dwa razy w roku. Rozliczenie zużycia ciepła dla potrzeb ogrzewania tylko raz. Pod koniec okresu, właściciel otrzymuje rozliczenie, wskazujące w jakim stopniu dokonane przez niego wpłaty zaliczek pokryły przypadające na jego lokal koszty, czy ewentualnie konieczna jest dopłata.
Środki wpłacane przez właścicieli lokali na konto wspólnoty mieszkaniowej, do momentu ich rozdysponowania zgodnie z przeznaczeniem, stanowią własność właścicieli. Jednak w związku z tym, iż służą one gromadzeniu środków na określony cel, właściciel nie ma prawa żądać ich zwrotu w każdym czasie. Ewentualny zwrot części wpłaty może dotyczyć jedynie pozostałej nadwyżki po realizacji określonego przez wspólnotę celu. Prawo do nadpłaty lub zobowiązanie do dopłaty powstaje w określonej chwili (po rozliczeniu), a uprawnionym z tytułu nadpłaty lub zobowiązanym z tytułu niedopłaty jest aktualny właściciel lokalu.
Reasumując, Zarząd lub zarządca Wspólnoty ma możliwość podniesienia zaliczek o ok. 20% w formie zawiadomienia, uzasadniając to chociażby nieprzewidywanie wysoką inflacją i wzrostem cen. W przypadku podjęcia decyzji o podniesieniu zaliczek w wyższej wysokości, zaleca się dokonanie tego po podjęciu uchwały wyrażającej na to zgodę. Odradzam jednak dokonywanie ewentualnych podwyżek z datą wsteczną. W przypadku podjęcia takiej decyzji nawet w formie uchwały należy się liczyć z jej zaskarżeniem. Należałoby po prostu zweryfikować czy nie ma niedopłaty za dany lokal, i w razie czego wezwać członka wspólnoty do jej wyrównania.