Właściciel lokalu nie
jest pozbawiony możliwości sprawowania kontroli nad działalnością zarządu lub zarządcy, któremu zarząd
nieruchomością wspólną został powierzony na mocy odrębnej umowy. Jako
podstawową zasadę należy przyjąć jawność działania zarządu wobec
współwłaścicieli nieruchomości wspólnej, dlatego każdy właściciel lokalu może
domagać się wyjaśnień od zarządu. Dodatkowo, każdego roku zebranie właścicieli
dokonuje oceny pracy zarządu i decyduje o udzieleniu absolutorium. Uprawnienia
kontrolne właścicieli lokali można podzielić na uprawnienia indywidualne
oraz zbiorowe. Do tych ostatnich należy udzielenie albo nieudzielenie zarządowi
lub zarządcy absolutorium (chwała w tym przedmiocie podejmowana jest podczas
obligatoryjnego zebrania właścicieli lokali, po zatwierdzeniu przez nich
sprawozdania z działalności zarządu w minionym roku kalendarzowym), możliwość
wystąpienia przez właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w
nieruchomości wspólnej do zarządu wspólnoty lub zarządcy nieruchomości
z żądaniem zwołania zebrania ogółu właścicieli lokali.
Uprawnienia indywidualne zostały w ustawie
określone ogólnikowo, jako prawo kontroli zarządu. Ponieważ ustawa nie
reguluje zasad sprawowania indywidualnej kontroli, ani też zakresu
możliwych działań kontrolnych każdego właściciela, ustalenie treści tych
uprawnień możliwe jest przy uwzględnieniu całokształtu regulacji prawnych.
Bez wątpienia podstawowym
instrumentem indywidualnej kontroli działalności zarządu lub zarządcy jest
prawo do żądania udzielenia informacji lub wyjaśnień dotyczących zarządu
nieruchomością wspólną, w szczególności w zakresie przychodów i kosztów.
Dopuszczalność udostępniania właścicielom lokali danych osobowych innych
właścicieli co do wysokości ponoszonych przez nich opłat, a także ewentualnej
wysokości zadłużenia lokalu jest często problematyczna. Zarządcy zasłaniają się
ochroną danych osobowych i odmawiają udostępnienia takich informacji. Jednak
dobry adwokat zwraca uwagę, że efektywne wykonywanie kontroli indywidualnej
możliwe jest wyłącznie poprzez otrzymanie przez członka wspólnoty konkretnych
informacji o stanie majątku wspólnoty, na które składają się m.in. informacje o
stanie zadłużenia lokali, co porusza decyzja Generalnego Inspektora Ochrony
Danych Osobowych z 28.6.2013r., DOLiS/DEC-695/13/40985. Oczywiście
dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie, w jakim jest to
niezbędne do uzyskania informacji o stanie spraw wspólnoty (decyzja Generalnego
Inspektora Ochrony Danych Osobowych z 15.2.2013 r., DOLiS/DEC-155/13), a także
gdy konieczność taka wynika z wpływu na sytuację innych właścicieli.
Niezwykle ważnym uprawnieniem
kontrolnym Wspólnoty Mieszkaniowej jest prawo przeglądania dokumentów
związanych z wykonywaniem zarządu nieruchomością wspólną, co obejmuje bieżący
wgląd do dokumentów składających się na zbiorczą ewidencję przychodów i
kosztów, oczywiście z uwzględnieniem wyżej opisanych zasad udostępniania danych
osobowych poszczególnych właścicieli lokali. Dlatego szczegółowy wgląd do
rejestru wpłat lub zaległości w regulowaniu należnych zaliczek powinien mieć
miejsce w uzasadnionych przypadkach. Do zasady, jeżeli jest to wystarczające,
zarząd powinien posługiwać się zbiorczymi zestawieniami. Należy przyjąć, że
właścicielom przysługuje prawo wglądu do umów zawieranych z podmiotami
zewnętrznymi, w celi weryfikacji finansowania konkretnych usług związanych z
utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Dopiero bowiem wgląd w umowy i faktury
pozwala na dokonanie oceny ich zasadności i wysokości, jak również oceny
działalności zarządu lub zarządcy i prawidłowości prowadzenia spraw Wspólnoty Mieszkaniowej.
Wiele pytań rodzi sposób wykonywania
uprawnień kontrolnych. Nie został jednak uregulowany w przepisach
ustawy. Należy jednak przyjąć, że uprawnienia te nie mogą być realizowane
w dowolnej chwili wybranej prze właściciela lokalu. Jest przyjęte, że kiedy
zarząd nieruchomością został powierzony profesjonalnemu zarządcy, właściciel
lokalu powinien mieć możliwość wglądu do dokumentów zawsze w godzinach pracy
zarządcy w jego siedzibie, ewentualnie w innym miejscu i czasie po
wcześniejszym uzgodnieniu.