Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali (dalej: u.o.w.l.) wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. W przypadku tzw. ,,dużych wspólnot mieszkaniowych” (w których zawarte są więcej niż 3 lokale) właściciele tych lokali obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.
Czynności zwykłego zarządu zarząd może podejmować samodzielnie, natomiast zgodnie z art. 22 ust. 2 u.o.w.l. do podjęcia czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów w imieniu wspólnoty mieszkaniowej na dokonanie tych czynności.
Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu należy zaliczyć w szczególności:
ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego; udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej;
dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
nabycie nieruchomości;
wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16;
ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych;
określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej;
połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu wymaga zgody właścicieli lokali wyrażonej w uchwale. W razie odmowy zainteresowany właściciel lokalu może żądać rozstrzygnięcia przez sąd.
Oczywiście powyższy katalog nie wyczerpuje wszystkich spraw do podjęcia decyzji w których niezbędna jest uchwała. Wskazuje na to zwrot ,,w szczególności”, co oznacza katalog otwarty. Do spraw przekraczających zakres zwykłego zarządu można zaliczyć szereg spraw związanych z koniecznością poniesienia przez wspólnotę mieszkaniową kosztów np. związanych z koniecznością wykonania remontu lub modernizacji nieruchomości wspólnej.
W przypadku konieczności podjęcia decyzji związanej z taką właśnie sprawą, niezbędnym jest zrobienie tego za pomocą uchwały.
W wielu wspólnotach mieszkaniowych występuje problem polegający na tym, że jej członkowie nie uczestniczą w podejmowaniu decyzji dotyczących nieruchomości wspólnej, np. nie oddają głosów podczas procedowanych uchwał. Wówczas nie ma możliwości podjęcia decyzji w ważnych kwestiach, lub przegłosowanie uchwały wymaga bardzo dużo czasu.
W konsekwencji, w sytuacji gdy mieszkańcy nie oddają głosów pod uchwałami w sprawach wymienionych w art. 22 ust 2 ustawy o własności lokali i innych sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu, zarządca nie jest uprawniony do podjęcia tych decyzji we własnym zakresie i sprawa objęta uchwałą pozostaje w dalszym ciągu nierozwiązana. Innymi słowy, brak uzyskania pod uchwałą wymaganej większości głosów prowadzi do ,,zamrożenia” każdego przedsięwzięcia i braku możliwości działania, gdy zaistnieje sytuacja określona w art. 22 ustawy o własności lokali.
Istnieje rozwiązanie, które w ostateczności umożliwia zarządcy nieruchomości podjęcie działań, co do których zgoda wspólnoty nie została przegłosowana w formie uchwały (tzn- nie oddano ani 50% za ani przeciw). Art. 24 u.o.w.l stanowi, że w razie braku zgody wymaganej większości właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, może żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli. Sprawę sąd rozpoznaje w postępowaniu nieprocesowym.
Powyższy przepis nie zwalnia oczywiście zarządu lub zarządcy nieruchomości od umożliwienia mieszkańcom podjęcia decyzji w podstawowej (przepisowej) formie. Skorzystanie z uprawnień wynikających z art. 24 u.o.w.l. możliwe jest dopiero, gdy wyczerpano procedurę zbierania głosów i mimo to dana uchwała nie uzyskała wymaganej większości głosów. Ważne jest wykazanie w postępowaniu sądowym, iż zarząd lub zarządca aktywnie starał się uzyskać głosy właścicieli, tj. zorganizował zebranie członków wspólnoty mieszkaniowej, komunikował o sprawie, starał się zbierać głosy w drodze indywidualnej itd. W wielu wspólnotach mieszkaniowych przyjęta jest praktyka przypominania właścicielom lokali o głosowaniu nad uchwałami za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Procedura określona w tym przepisie umożliwia oddanie sprawy pod rozstrzygnięcie sądu w każdym przypadku niemożności uzyskania wymaganej ustawą większości głosów nad procedowaną uchwałą. Niemniej jednak, każdorazowe oddanie sprawy pod rozstrzygnięcie Sądu generuje dodatkowe koszty, które obciążą Wspólnotę Mieszkaniową, co w konsekwencji prowadzi do wzrostu opłat za poszczególne lokale.