Zgodnie z artykułem 23 ustęp 1 Ustawy o Własności Lokali, właściciele mieszkań mają prawo do podejmowania decyzji w trzech różnych trybach, określonych w przepisach ustawowych:
1) na zgromadzeniu wszystkich właścicieli mieszkań (tryb bezpośredni);
2) poprzez indywidualne zbieranie głosów (tryb obiegowy);
3) częściowo na zgromadzeniu, a częściowo poprzez indywidualne zbieranie głosów (tryb mieszany).
Z powyższego wynika istotne uproszczenie procesu podejmowania decyzji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ustawodawca założył, że nie ma potrzeby osobistego uczestnictwa we wszystkich zgromadzeniach właścicieli mieszkań w celu podejmowania decyzji. Ustawodawca zakłada również, że w przypadku braku wystarczającej liczby właścicieli na zgromadzeniu, zarząd wspólnoty może poprosić nieobecnych właścicieli o wyrażenie opinii w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Regulacja przewidziana w artykule 23 Ustawy o Własności Lokali dotyczy zarówno decyzji podejmowanych w sprawach wyraźnie określonych w ustawie, jak i innych spraw dotyczących wspólnoty mieszkaniowej. Przyjmuje się, że decyzje mogą być podejmowane w jednym z trzech trybów głosowania określonych w artykule 23 ustęp 1 Ustawy o Własności Lokali. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy decyzje dotyczące porządku obrad dorocznego zgromadzenia wszystkich właścicieli mieszkań. W takim przypadku, zgodnie z artykułem 30 ustęp 2 Ustawy o Własności Lokali, głosowanie w trybie obiegowym jest wykluczone. Jednakże brak wymaganej frekwencji na zgromadzeniu może spowodować zastosowanie mieszanej procedury głosowania, polegającej na "dopełnieniu" brakujących głosów w trybie indywidualnym.
Istnieje również pogląd, zgodnie z którym w trybie indywidualnego zbierania głosów nie można podejmować decyzji wymagających spisania protokołu przez notariusza, np. decyzja dotycząca ustanowienia umownego sposobu zarządzania (artykuł 18 ustęp 2a Ustawy o Własności Lokali).
Efektywne zwołanie zgromadzenia może być dokonane przez zarząd wspólnoty wybrany zgodnie z artykułem 20 ustęp 1 Ustawy o Własności Lokali lub zarządcę, o którym mowa w artykule 18 ustęp 1 Ustawy o Własności Lokali. Jeśli sąd powszechny ustanowił zarządcę przymusowego (zgodnie z artykułem 26 Ustawy o Własności Lokali), również ten zarządca może dokonać zwołania zgromadzenia. Zwołanie pierwszego zgromadzenia, na którym zostanie wybrany zarząd wspólnoty, może również dokonać właściciel mieszkania (zgodnie z artykułem 30 ustęp 1a w związku z artykułem 30 ustęp 1 pkt 3 Ustawy o Własności Lokali). Ustawa przewiduje, że każdy właściciel mieszkania ma takie prawo, co dotyczy również właściciela tzw. złożonej nieruchomości lokalowej (zgodnie z artykułem 4 ustęp 1 Ustawy o Własności Lokali).
Sposób głosowania na zgromadzeniu właścicieli mieszkań może być dokładniej określony w umowie określającej sposób zarządzania nieruchomością wspólną; może być również określony w innych aktach przyjętych w drodze decyzji (np. w statucie, przyjętym regulaminie głosowania). Wspólnota może precyzować lakoniczne postanowienia ustawy dotyczące takich spraw, jak sposób oddawania głosów czy powiadamiania o planowanym porządku zebrania właścicieli lokali, czy też o uchwale przyjętej w sposób indywidualnego zbierania głosów. Wskazane jest, aby obowiązek spisywania uchwał na piśmie został przyjęty, oraz żeby zarząd był zobowiązany prowadzić księgę protokołów. Mimo że ustawodawca nie wymaga takich zadań, należy pamiętać, że wiele uchwał może podlegać kontroli sądowej lub być przedstawianych w ramach różnych czynności prawnych, wniosków do organów administracyjnych i innych.
W spisanym protokole z głosowania konieczne jest uwzględnienie szczegółowej treści uchwał podjętych, oraz liczby głosów oddanych za nimi. Dobrym zwyczajem jest także dołączenie do protokołu listy obecnych na zebraniu osób wraz z określeniem ich udziałów. Jeśli uchwała nie może być podjęta z powodu braku wymaganej liczby głosów, protokół powinien odnotować, że zarząd został zobowiązany do kontynuowania procedury w trybie indywidualnego zbierania głosów.
W niektórych szczególnych przypadkach ustawa nakłada obowiązek sporządzenia protokołu w formie wyjątkowej, na przykład w formie aktu notarialnego. W takich sytuacjach również uchwały udzielające zarządowi pełnomocnictwa do dokonania określonych czynności prawnych muszą być zaprotokołowane w tej szczególnej formie.
Procedura indywidualnego zbierania głosów również leży w gestii zarządu, który odpowiada za jej przeprowadzenie. Jeśli zarząd został powierzony osobie fizycznej lub prawnej, obowiązek ten spoczywa na zarządcy. Istnieją jednak przypadki, kiedy indywidualne zbieranie głosów jest prowadzone przez nieuprawnione osoby, co może prowadzić do nieważności uchwały.
Ustawa nie określa również formy, w jakiej ma być przeprowadzone indywidualne zbieranie głosów. Daje to swobodę w wyborze sposobu oddawania głosów, co może być korzystne, zwłaszcza gdy właściciele lokali przebywają za granicą. Przyjęte przez sąd stanowisko jest zgodne z dynamiką rozwoju środków komunikacji, umożliwiając głosowanie drogą elektroniczną.
Warto zauważyć, że tryb mieszany jest często stosowany w przypadku, gdy uchwała nie uzyskała wymaganej większości głosów z powodu nieobecności niektórych uprawnionych osób. Może to obejmować kontynuację głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów. Jest to zgodne z dążeniem ustawodawcy do ułatwienia procedur i maksymalnego odformalizowania sposobu podejmowania decyzji. Jednakże, jeśli treść uchwały zostanie zmieniona na zebraniu właścicieli lokali, głosy oddane indywidualnie wcześniej nie mogą być wzięte pod uwagę, a osoby te muszą ponownie oddać swoje głosy.