Przeprowadzając kontrolę, na podstawie ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz w oparciu o art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ZUS ma prawo ustalić, iż osoba, z którą zawarto umowę o dzieło jako osoba wykonująca pracę na podstawie umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu w danym okresie z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia określoną w wydanej decyzji.
W uzasadnieniu swojej decyzji organ rentowy wskazuje co wynika z ustaleń kontroli przeprowadzonej przez Wydział Kontroli Płatników Składek Oddziału ZUS. Najczęściej wskazuje się, że dana osoba, z którą zawarta była umowa o dzieło nie została zgłoszona przez płatnika składek do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowych i wypadkowego) z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy o świadczenie usług (do której, zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), oraz że od uzyskanego przychodu w danym okresie czasu płatnik nie naliczył składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Płatnik składek ma prawo wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz nie zgodzić się z ustaleniami kontroli. Z kolei ZUS powinien przedstawić informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, których może nie uwzględnić. ZUS może stwierdzić, że zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli płatnik składek nie sporządził stosownych dokumentów rozliczeniowych i w związku z tym, kierując się treścią art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ZUS wszczyna postępowanie administracyjne w zakresie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ustalenia podstaw wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 10 §1, art.73 oraz art.75 §1 k.p.a. w toku postępowania stronie przysługuje prawo przeglądania akt sprawy, wypowiedzenia się do zebranych dowodów i materiałów oraz do przedłożenia nowych dokumentów czyli prawo czynnego udziału w prowadzonym postępowaniu.
Po przeprowadzonym postępowaniu, w oparciu o ustalenia poczynione w toku kontroli przeprowadzonej u płatnika składek oraz zebrany w sprawie materiał dowodowy dotyczący m.in. przedmiotu zawieranych umów o dzieło, ZUS wydaje decyzję, od której stronom przysługuje odwołanie.
ZUS ustala, czy pracownicy, z którymi zawarto umowy o dzieło byli uczestnikami procesu produkcyjnego, czy wykonywali co odtwórczego, czy opracowywali indywidualne projekty, czy też może wykonywali coś według określonego gotowego wzoru, w ilościach hurtowych. ZUS bada także czy umowy wykonywane były w wyznaczonym przez płatnika miejscu, w określonych godzinach oraz poprzez wyznaczenie określonego planu pracy.
ZUS może uznać, że zgromadzony materiał dowodowy, potwierdza, iż umowa cywilnoprawna określona mianem umowy o dzieło zawarta została niezgodnie formą prawną wytyczoną przez przepisy kodeksu cywilnego. Wszak zakwalifikowanie umowy łączącej strony jako umowy o dzieło nie może przesądzać sam fakt nadania im takiej nazwy, ważny jest rzeczywisty zamiar stron i cel umowy, a nie ten deklarowany przez stronę w umowie. Jeżeli przedmiotem umowy były czynności typowo produkcyjne, wykonywane w miejscu wyznaczonym, np. na hali, w wyznaczonym czasie i za określonym wynagrodzeniem, to ZUS może uznać, że tego rodzaju czynności są charakterystyczne dla umowy o świadczenie usług, którą definiuje obowiązek starannego działania.
Nie zgadzając się z ocenę prawną ZUS można wnieść odwołanie. Wówczas zasadniczy spór przed sądem sprowadza się do kwestii czy zawarta umowa miała charakter umowy o dzieło, czy też umowy o świadczenie usług, do których na podstawie art. 750 k.c. stosuje się odpowiednio przepisy o umowie zlecenia, a w konsekwencji czy ubezpieczony podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu w okresie wykonywania umowy i czy z tego tytułu należało odprowadzić odpowiednie składki na ubezpieczenia społeczne.
Z definicji umowy o dzieło, zawartej w przepisie art. 627 k.c. wynika, iż przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a przyjmujący do zapłaty wynagrodzenia. Istotą umowy o dzieło jest wykonanie indywidualnie oznaczonego, samoistnego i obiektywnie możliwego rezultatu pracy ludzkiej, zarówno o charakterze materialnym, jak i niematerialnym. Sąd bada, czy przedmiot świadczenia w kwestionowanej umowie o dzieło spełniał te warunki, czy strony oznaczyły w umowie indywidualne cechy i parametry dzieła. Wszak brak parametrów dzieła, dokładnych informacji, jakie elementy ma zawierać powoduje, że nie ma możliwości poddania wskazanemu przez wnioskodawcę „dzieła” badaniu na istnienie wad fizycznych. Nie ma możliwości sprawdzenia, czy rezultat pracy odpowiada właściwościom określonych w umowach, skoro strony w żaden sposób nie określiły takich właściwości. Sąd bada także czy wykonywane czynności w ramach zawartej umowy o dzieło prowadziły do stworzenia żadnego nowego wytworu o zindywidualizowanych cechach.
Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14.11.2013 r., sygn. akt II UK 115/13, dzieło jest wytworem, który w momencie zawierania umowy nie istnieje, jednak jest w niej z góry przewidziany i określony w sposób wskazujący na jego indywidualne cechy. Dlatego też jednym z kryteriów umożliwiających odróżnienie umowy o dzieło od umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług jest możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych (por. także wyrok Sądu Najwyższego z dnia 03.11.2000 r., sygn. akt IV CKN 152/00).
Sprawdzian taki nie jest możliwy do przeprowadzenia, jeśli strony nie określiły w umowie cech i parametrów indywidualizujących dzieło. Innymi słowy, brak kryteriów określających pożądany przez zamawiającego wynik (rezultat) umowy pozwala przyjąć że przedmiotem zainteresowania zamawiającego jest wykonanie określonych czynności, a nie ich rezultat.
W sytuacji, kiedy czynności te nie mają charakteru czynności przynoszących konkretny, indywidualny rezultat materialny, a mają raczej charakter standardowy i powtarzalny. to sąd uzna, że były to czynności realizowane w ramach starannego działania, a więc w ramach umowy usługi, do której należy stosować przepisy o zleceniu. O kwalifikacji prawnej danego stosunku zobowiązaniowego decydują jego elementy przedmiotowo istotne. Samo nadanie zawartym umowom nazwy „umów o dzieło” nie powoduje automatycznie, iż w rzeczywistości posiadają one charakter takich umów, gdyż zgodnie z art. 65 § 1 k.c., o istocie i charakterze konkretnej umowy nie decyduje nazwa określona przez strony, lecz zamiar i cel stron.
Zamiar zawarcia umowy o dzieło i świadome podpisanie takiej umowy nie może jednak zmienić charakteru zatrudnienia zainicjowanego taką umową, jeśli wykazuje ono w przeważającym stopniu cechy innego stosunku. Sądy stoją na stanowisku, że dokonując kwalifikacji konkretnej umowy należy w pierwszej kolejności zbadać, czy świadczenie będące przedmiotem zobowiązania ma cechy dzieła. Skoro umowa o dzieło jest umową o „rezultat usługi” to konieczne jest, aby działania przyjmującego zamówienie doprowadziły w przyszłości do konkretnego, indywidualnie oznaczonego rezultatu – w postaci materialnej bądź niematerialnej. Dzieło jest przy tym wytworem, który w momencie zawierania umowy nie istnieje, jednak jest w niej z góry przewidziany i określony w sposób umożliwiający jego późniejszą weryfikację (w szczególności przy użyciu jednostek metrycznych, przez porównanie z istniejącym wzorem, z wykorzystaniem planów, rysunków lub też przez opis). Przedmiot umowy o dzieło może, zatem zostać określony w różny sposób, jednakże określenie to musi być na tyle precyzyjne, aby nie było wątpliwości, o jakie dzieło chodzi. Rezultaty muszą mieć taką formę, aby mogły być przedmiotem postrzegania, pozwalającym nie tylko odróżnić je od innych przedmiotów, ale i uchwycić istotę osiągniętego dzieła. Dzieło nie musi mieć przy tym cech indywidualności w takiej mierze jak utwór, nie zawsze musi być tworem niepowtarzalnym, chronionym prawem autorskim i wymagającym od jego autora posiadania specjalnych umiejętności. Tym niemniej, zawsze musi być jednorazowym efektem, zindywidualizowanym już na etapie zawierania umowy i możliwym do jednoznacznego zweryfikowania po wykonaniu. Nadto cechą konstytutywną dzieła jest samoistność rezultatu. „Samoistność” dzieła polega na jego niezależności od twórcy oraz jego dalszym istnieniu i oddziaływaniu. Tego rodzaju samodzielność pozwala na zastosowanie przepisów o rękojmi za wady, aby możliwa była ocena, czy dzieło zostało wykonane zgodnie z umową. Wykonanie określonej czynności (szeregu powtarzających się czynności), bez względu na to, jaki rezultat czynność ta przyniesie, jest cechą charakterystyczną umów o świadczenie usług. W odróżnieniu od umowy o dzieło, przyjmujący zamówienie w umowie zlecenia (umowie o świadczenie usług) nie bierze na siebie ryzyka pomyślnego wyniku spełnianej czynności. Jego odpowiedzialność za właściwe wykonanie umowy oparta jest na zasadzie starannego działania, podczas gdy odpowiedzialność strony przyjmującej zamówienie w umowie o dzieło jest odpowiedzialnością za rezultat.
W związku z powyższym, analizując charakter zawartej umowy, sąd może dojść do wniosku, że jej treść nie odpowiada unormowaniom z art. 627 k.c., gdyż ze względu na przedmiot umów, ich cel i sposób wykonania odpowiada uregulowaniom zawartym w art. 734 k.c. w zw. z art. 750 k.c. a w efekcie, że organ rentowy prawidłowo zakwalifikował zawartą z umowę jako umowę, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz zgodnie z art. 81 ust.1 ustawy z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych obowiązkowi ubezpieczenia emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu podlegają osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia lub osobami z nimi współpracującymi.
Z kolei określenie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wynika z przepisu art. 18 ust. 1 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.