Wspólnota Mieszkaniowa w Praktyce – Przewodnik Prawny

Wspólnota mieszkaniowa w praktyce – kiedy powstaje, jak zarządzać i jak uniknąć kosztownych błędów

W codziennej praktyce regularnie spotykam się z błędnym przekonaniem właścicieli lokali, że wspólnota mieszkaniowa „powstaje dopiero wtedy, gdy się ją założy” albo że niewielka liczba lokali w budynku pozwala na całkowicie nieformalne funkcjonowanie. To właśnie takie nieporozumienia okazują się jednymi z najbardziej kosztownych w skutkach i prowadzą do wieloletnich sporów sądowych oraz nieprzewidzianych obciążeń finansowych.

Problematyka ta nabiera szczególnego znaczenia, gdy wspólnota mieszkaniowa staje przed koniecznością przeprowadzenia kosztownego remontu, zaciągnięcia kredytu bankowego lub rozliczenia istotnych wydatków między współwłaścicielami. W takich momentach ujawniają się wszystkie zaniedbania organizacyjne i błędy w zarządzaniu, które można było – i należało – uniknąć.

Na przykładzie wspólnoty mieszkaniowej liczącej siedem lokali, funkcjonującej bez formalnego zarządu i stojącej przed koniecznością remontu dachu, w uporządkowany i przystępny sposób wyjaśnimy najważniejsze zasady dotyczące powstawania, funkcjonowania i finansowania wspólnot mieszkaniowych.

1. Kiedy powstaje wspólnota mieszkaniowa?

Automatyczne powstanie wspólnoty mieszkaniowej – zasada ex lege

Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali, wspólnotę mieszkaniową tworzą właściciele lokali, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Kluczowe znaczenie ma fakt, że wspólnota mieszkaniowa powstaje automatycznie z mocy samego prawa (ex lege) w momencie wyodrębnienia pierwszego lokalu w budynku.

W praktyce oznacza to, że już samo ustanowienie odrębnej własności jednego lokalu – najczęściej w drodze aktu notarialnego – powoduje powstanie wspólnoty mieszkaniowej, niezależnie od dalszych działań organizacyjnych właścicieli. Nie jest wymagane podjęcie uchwały, zawarcie jakiejkolwiek umowy pomiędzy współwłaścicielami ani dokonanie rejestracji w jakimkolwiek rejestrze publicznym.

Stanowisko to jest jednoznacznie potwierdzone w utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego, w tym w uchwale z dnia 21 lutego 2008 r. (III CZP 152/07), która wskazuje, że istnienie wspólnoty ma charakter obiektywny i nie zależy od świadomości ani woli właścicieli lokali. Brak wiedzy o powstaniu wspólnoty nie zwalnia właścicieli z obowiązków wynikających z ustawy.

Konsekwencje prawne powstania wspólnoty

W konsekwencji właściciele lokali od samego początku ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie nieruchomością wspólną, w tym za jej utrzymanie, finansowanie oraz podejmowanie decyzji w formie uchwał. Funkcjonowanie wspólnoty w sposób nieformalny oznacza w istocie funkcjonowanie niezgodne z prawem i narażające właścicieli na odpowiedzialność cywilną, a w skrajnych przypadkach również administracyjną.

Właściciele lokali we wspólnocie mieszkaniowej mają obowiązek uczestniczenia w kosztach zarządu nieruchomością wspólną, uczestniczenia w zebraniach, podejmowania uchwał oraz stosowania się do przepisów ustawy o własności lokali. Nie można „zrezygnować” z członkostwa we wspólnocie – członkostwo kończy się dopiero wraz ze zbyciem lokalu na rzecz innej osoby.

Obowiązki rejestracyjne wspólnoty mieszkaniowej

Chociaż wspólnota powstaje automatycznie, dla prawidłowego funkcjonowania w obrocie gospodarczym wymaga dokonania formalnych rejestracji:

• Rejestracja w Głównym Urzędzie Statystycznym (numer REGON) – zgodnie z ustawą o statystyce publicznej, wspólnota mieszkaniowa jako jednostka organizacyjna podlega obowiązkowi wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej w celu uzyskania numeru REGON. Zgłoszenie powinno nastąpić w terminie 14 dni od powstania wspólnoty.
• Rejestracja w Urzędzie Skarbowym (numer NIP) – na wspólnocie ciąży obowiązek rejestracji podatkowej. W ciągu 30 dni od otrzymania decyzji o wpisie do rejestru REGON należy wystąpić do właściwego miejscowo urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP.
• Otwarcie rachunku bankowego wspólnoty – zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 u.w.l., zarząd lub zarządca obowiązany jest dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy. Oznacza to, że gromadzenie składek właścicieli na rachunku bankowym należącym do osoby fizycznej (jednego z właścicieli) jest nieprawidłowe i stanowi naruszenie ustawy.

2. Mała a duża wspólnota mieszkaniowa

Zmiana przepisów od 1 stycznia 2020 r.

Od 1 stycznia 2020 r. ustawodawca wprowadził istotną zmianę w ustawie o własności lokali, obniżając próg rozróżnienia tzw. małej i dużej wspólnoty mieszkaniowej z siedmiu do trzech lokali. Jest to zmiana fundamentalna, która wpłynęła na status wielu wspólnot funkcjonujących w Polsce.

Małą wspólnotę mieszkaniową stanowią nieruchomości obejmujące do trzech lokali włącznie (zarówno wyodrębnionych, jak i niewyodrębnionych), natomiast każda wspólnota licząca więcej niż trzy lokale – niezależnie od ich przeznaczenia (mieszkalne, użytkowe, mieszane) – jest dużą wspólnotą mieszkaniową. W praktyce oznacza to, że już cztery lokale w budynku skutkują koniecznością stosowania pełnego reżimu ustawy o własności lokali.

Fundamentalne różnice w funkcjonowaniu

Rozróżnienie to ma fundamentalne znaczenie dla sposobu podejmowania decyzji, odpowiedzialności właścicieli oraz zakresu formalizacji zarządzania nieruchomością:

Mała wspólnota mieszkaniowa (do 3 lokali):

• Stosuje przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 195-221 k.c.),
• Nie ma obowiązku powołania formalnego zarządu,
• Czynności zwykłego zarządu wymagają zgody większości udziałów, czynności przekraczające zwykły zarząd – zgody wszystkich współwłaścicieli (jednomyślności),
• Większa elastyczność, ale wymaga jednomyślności przy istotnych decyzjach,
• Brak wymogów formalnych dotyczących uchwał i zebrań.

Duża wspólnota mieszkaniowa (powyżej 3 lokali):

• Stosuje wyłącznie przepisy ustawy o własności lokali,
• Obowiązkowe powołanie zarządu (jednoosobowego lub wieloosobowego),
• Uchwały zapadają większością głosów liczonych według udziałów (z wyjątkami dla spraw wymagających większości kwalifikowanej),
• Formalne zebrania i uchwały zgodnie z art. 23 u.w.l.,
• Zarząd reprezentuje wspólnotę na zewnątrz,
• Obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej i rozliczeń przez rachunek bankowy.

Najczęstszy błąd w praktyce

Błędem często spotykanym w mojej praktyce zawodowej jest przekonanie, że niewielka liczba właścicieli pozwala na funkcjonowanie „na zasadach umownych” lub „na zasadzie porozumienia”. W dużej wspólnocie takie podejście prowadzi do wadliwości podejmowanych czynności prawnych i znacząco zwiększa ryzyko sporów sądowych oraz odpowiedzialności cywilnej członków nieformalnie działającego „zarządu”.

Konsekwencje tego podziału są doniosłe. Duża wspólnota musi działać w sposób sformalizowany: powołać zarząd, podejmować uchwały większością głosów liczonych według udziałów oraz prowadzić rozliczenia finansowe zgodnie z wymogami ustawowymi.

3. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej – obowiązek powołania i konsekwencje jego braku

Ustawowy obowiązek powołania zarządu

W dużej wspólnocie mieszkaniowej powołanie zarządu jest bezwzględnym obowiązkiem wynikającym wprost z art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali. Przepis ten stanowi jednoznacznie: „Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu”.

Zarząd stanowi organ wykonawczy wspólnoty i odpowiada za bieżące zarządzanie nieruchomością wspólną, reprezentację wspólnoty na zewnątrz oraz wykonywanie uchwał właścicieli lokali. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna – zarówno właściciel lokalu, jak i osoba spoza grona właścicieli.

Dwa modele zarządu we wspólnocie mieszkaniowej

Ustawa przewiduje dwa podstawowe modele sprawowania zarządu:

• Zarząd właścicielski (ustawowy) – wybierany przez właścicieli lokali spośród właścicieli lub osób trzecich. Nie wymaga wynagrodzenia (choć może być ustalone uchwałą). Wybór zarządu właścicielskiego następuje w drodze zwykłej uchwały właścicieli, która nie wymaga formy aktu notarialnego.
• Zarząd powierzony (profesjonalny zarządca) – właściciele lokali mogą powierzyć zarządzanie nieruchomością wspólną profesjonalnemu zarządcy (osobie fizycznej lub prawnej). Wymaga to podjęcia uchwały lub zawarcia umowy w formie aktu notarialnego. Zarządca otrzymuje wynagrodzenie za swoje usługi.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego (postanowienie z dnia 14 września 2005 r., III CZP 62/05), ustanowienie zarządcy powierzonego wyklucza możliwość tworzenia zarządu właścicielskiego. Oba modele są względem siebie alternatywne i wzajemnie się wykluczają.

Kompetencje i obowiązki zarządu

Do zadań zarządu należy kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentowanie jej na zewnątrz, a także reprezentowanie wspólnoty w relacjach z poszczególnymi właścicielami lokali. Zgodnie z art. 22 u.w.l., zarząd jest zobowiązany do:

• Reprezentowania wspólnoty na zewnątrz (zawierania umów, składania oświadczeń woli),
• Zwoływania zebrań właścicieli lokali (przynajmniej raz w roku),
• Prowadzenia dokumentacji wspólnoty,
• Sporządzania planu gospodarczego i sprawozdań finansowych,
• Dokonywania rozliczeń finansowych przez rachunek bankowy,
• Wykonywania bieżących napraw i konserwacji nieruchomości wspólnej.

Zarząd wykonuje czynności zwykłego zarządu bez potrzeby uzyskiwania zgody właścicieli, natomiast do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu (np. zaciągnięcie kredytu, większe inwestycje) wymaga uchwały właścicieli lokali.

Konsekwencje braku zarządu

Brak zarządu powoduje w praktyce paraliż decyzyjny i uniemożliwia prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty. Wspólnota nie może skutecznie zawierać umów, reprezentować się na zewnątrz, prowadzić postępowań sądowych ani wykonywać bieżących obowiązków.

Co istotne, każdy z właścicieli lokali jest uprawniony do wystąpienia do sądu z wnioskiem o ustanowienie zarządcy przymusowego na podstawie art. 20 ust. 2 u.w.l. Sąd ustanawia zarządcę przymusowego po przeprowadzeniu postępowania i zasądza na jego rzecz wynagrodzenie z funduszów wspólnoty.

Orzecznictwo sądowe konsekwentnie wskazuje, że ustanowienie zarządcy przymusowego ma charakter ingerencyjny i wiąże się z dodatkowymi kosztami, które obciążają wszystkich właścicieli lokali. W mojej praktyce spotykam się z sytuacjami, w których wynagrodzenie zarządcy przymusowego wielokrotnie przewyższa koszty, jakie wspólnota ponosiłaby przy dobrowolnym wyborze zarządu właścicielskiego.

4. Zasady głosowania we wspólnocie mieszkaniowej

Podejmowanie uchwał stanowi podstawowy mechanizm decyzyjny we wspólnocie mieszkaniowej. Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali, zasadą ogólną jest głosowanie większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej.

Rozwiązanie to ma zapewnić proporcjonalny wpływ właścicieli na decyzje dotyczące nieruchomości wspólnej, adekwatny do zakresu ich praw i obowiązków. Każdy właściciel dysponuje głosem o wadze odpowiadającej jego udziałowi w nieruchomości wspólnej, który jest określony ułamkiem wpisanym w księdze wieczystej.

Udział właściciela lokalu w nieruchomości wspólnej odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi (art. 3 ust. 3 u.w.l.).

Dla podjęcia uchwały niezbędne jest oddanie głosów stanowiących więcej niż 50% udziałów w nieruchomości wspólnej. Istotne jest, że chodzi o większość głosów wszystkich aktualnych właścicieli lokali, a nie np. właścicieli obecnych na danym zebraniu.

Ustawa przewiduje wyjątek od zasady głosowania udziałami w postaci głosowania według zasady „jeden właściciel – jeden głos”. W tym trybie każdy właściciel dysponuje tylko jednym głosem niezależnie od liczby lokali, które posiada, i niezależnie od wielkości udziałów.

Głosowanie to może zostać wprowadzone w dwóch trybach:

• Tryb dobrowolny – właściciele mogą w umowie (wymaga formy aktu notarialnego) lub uchwale postanowić, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Ważne jest, że nie można z góry ustalić uchwałą, że wszystkie uchwały wspólnoty będą podejmowane w trybie „jeden właściciel – jeden głos”. Niedopuszczalne jest ustanowienie we wspólnocie mieszkaniowej zasady głosowania wszystkich uchwał według reguły „jeden właściciel – jeden głos”. Wprowadzenie szczególnego trybu głosowania może dotyczyć tylko konkretnej, określonej sprawy.
• Tryb przymusowy – jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 lub większość udziałów należy do jednego właściciela, właściciele posiadający łącznie co najmniej 1/5 udziałów (20%) mogą zażądać głosowania na zasadzie „jeden właściciel – jeden głos” (art. 23 ust. 2a u.w.l.). Żądanie to skutkuje automatycznym przejściem na tę zasadę głosowania – nie jest wymagana uchwała czy zgoda pozostałych właścicieli.

Najczęstsze błędy w praktyce

W praktyce częstym problemem są uchwały podejmowane według zasady „jeden właściciel – jeden głos” bez spełnienia ustawowych przesłanek. Takie uchwały narażone są na skuteczne zaskarżenie do sądu, który może je uchylić lub stwierdzić ich nieważność.

Sądy powszechne konsekwentnie podkreślają, że naruszenie zasad głosowania stanowi istotną wadę uchwały i może prowadzić do jej unieważnienia. Każdy właściciel lokalu, którego interes prawny lub uprawnienie zostały naruszone uchwałą, może zaskarżyć ją do sądu w terminie sześciu tygodni od dnia podjęcia uchwały lub od dnia powiadomienia go o treści uchwały.

5. Koszty zarządu i remontów – zasada proporcjonalności jako fundament rozliczeń

Ustawowa zasada ponoszenia kosztów proporcjonalnie do udziałów

Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali, właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nieznajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach. Artykuł 13 ust. 1 u.w.l. precyzuje, że właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu oraz jest obowiązany uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.

Zasadą fundamentalną jest, że właściciele lokali ponoszą koszty zarządu nieruchomością wspólną proporcjonalnie do swoich udziałów w nieruchomości wspólnej. Jest to zasada bezwzględnie obowiązująca, wynikająca wprost z art. 12 ust. 2 u.w.l. oraz art. 207 k.c.

Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 lutego 2001 r. (IV CKN 265/00), właściciel lokalu i współwłaściciel nieruchomości wspólnej musi uczestniczyć w kosztach związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, proporcjonalnie do udziału, jaki mu w tej nieruchomości przysługuje.

Katalog kosztów zarządu nieruchomością wspólną

Zgodnie z art. 14 u.w.l., na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności:

• Wydatki na remonty i bieżącą konserwację,
• Opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody (w części dotyczącej nieruchomości wspólnej) oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,
• Ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne,
• Wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
• Wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Wyliczenie to ma charakter przykładowy, o czym świadczy użyte w przepisie sformułowanie „w szczególności”. Do kosztów zarządu zalicza się także: koszty ochrony, dozoru, monitoringu, obsługi prawnej i księgowej wspólnoty, eksploatacji urządzeń lub części budynku służących do wspólnego użytku, wykonania zaleceń organów nadzoru budowlanego oraz przeglądów technicznych budynku.

Niedopuszczalność zmiany zasady podziału kosztów

Właściciele lokali nie mogą w drodze uchwały zmienić sposobu rozliczania kosztów utrzymania części wspólnej nieruchomości z proporcjonalnego do udziału na inny (np. po równo na każde mieszkanie lub według liczby mieszkańców).

Jak wyjaśnił Sąd Okręgowy w Krakowie w wyroku z dnia 10 grudnia 2014 r. (I ACa 1276/14), w związku z regulacją ustawową właściciele lokali we wspólnocie nie mogą w drodze uchwały zmienić sposobu rozliczania kosztów utrzymania części wspólnej nieruchomości z proporcjonalnego do udziału na inny. Stanowisko to jest konsekwentnie potwierdzane w orzecznictwie sądów powszechnych.

Sąd Okręgowy w Słupsku w wyroku z dnia 28 lipca 2014 r. (I C 129/14) podkreślił, że właściciele tych lokali powinni uczestniczyć w kosztach zarządu nieruchomością wspólną nie w częściach równych, a w stosunku wynikającym z wielkości posiadanych udziałów w tej nieruchomości. Inne rozstrzygnięcie tej kwestii uznać należy za sprzeczne z prawem i naruszające interesy właścicieli lokali oraz sprzeczne z zasadami prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną.

Praktyczne konsekwencje zasady proporcjonalności

W praktyce najczęściej spotykam się ze sporami dotyczącymi kosztów remontów, które bywają znaczne i wymagają długoterminowego planowania. Właściciele mniejszych lokali niejednokrotnie kwestionują konieczność ponoszenia kosztów proporcjonalnie do udziałów, postulując „sprawiedliwy” podział po równo.

Należy jednoznacznie podkreślić: taki sposób podziału jest sprzeczny z ustawą o własności lokali i nie może zostać zastosowany. Wszelkie próby wprowadzenia „równego” podziału kosztów są sprzeczne z prawem, a uchwały podejmowane w tym zakresie mogą być skutecznie zaskarżone do sądu.

Orzecznictwo sądowe jednoznacznie potwierdza, że właściciel nie może uchylić się od ponoszenia kosztów remontu, nawet jeżeli głosował przeciwko uchwale o przeprowadzeniu remontu. Obowiązek ponoszenia kosztów wynika wprost z ustawy i jest nierozerwalnie związany z prawem własności lokalu.

Fundusz remontowy i jego rola

Oprócz bieżących kosztów zarządu, właściciele lokali powinni także wpłacać zaliczki na fundusz remontowy, który jest wykorzystywany na większe naprawy i modernizacje nieruchomości. Fundusz remontowy jest formą oszczędzania środków finansowych na przyszłe remonty i modernizacje części wspólnych budynku.

Ustalenie wysokości miesięcznych zaliczek na fundusz remontowy należy do kompetencji właścicieli lokali – w dużych wspólnotach wymaga podjęcia uchwały większością głosów. Wysokość składek może być ustalana jako stawka za 1 m² powierzchni użytkowej lokalu, jako ryczałtowa kwota od lokalu, lub w formie zróżnicowanej.

Najczęściej stosowaną metodą jest stawka za 1 m², uznawana za najbardziej sprawiedliwą, gdyż odpowiada udziałowi właściciela w nieruchomości wspólnej.

6. Błędnie ustalone udziały w nieruchomości wspólnej – problem wymagający pilnej korekty

Znaczenie prawidłowych udziałów dla funkcjonowania wspólnoty

Udziały w nieruchomości wspólnej mają fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Od ich wysokości zależy zarówno siła głosu właściciela przy podejmowaniu uchwał, jak i zakres jego obciążeń finansowych (wysokość opłat za zarząd, fundusz remontowy, koszty remontów).

Błędnie ustalone udziały prowadzą do:

• Wadliwości podejmowanych uchwał (nieprawidłowe liczenie głosów),
• Nieprawidłowych rozliczeń finansowych (właściciele płacą zbyt mało lub zbyt dużo),
• Sporów między właścicielami,
• Ryzyka odpowiedzialności wspólnoty i zarządu.

Problem błędnych udziałów często ujawnia się dopiero na etapie kosztownych inwestycji lub sporów sądowych, gdy okazuje się, że przez lata rozliczenia odbywały się na nieprawidłowej podstawie.

Podstawy prawne korekty udziałów

Zgodnie z art. 3 ust. 3 u.w.l., udział właściciela lokalu wyodrębnionego w nieruchomości wspólnej odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi.

Jeżeli udziały zostały błędnie obliczone (np. na skutek błędów pomiarowych, nieprawidłowego określenia powierzchni lokali w aktach notarialnych, błędów rachunkowych), konieczna jest ich korekta w celu ustalenia prawidłowej wysokości udziałów odpowiadającej dyspozycji art. 3 ust. 3 u.w.l.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego

W postanowieniu z dnia 12 marca 2020 r. (IV CSK 585/18), Sąd Najwyższy szczegółowo wyjaśnił kwestię zmiany błędnie wyliczonych udziałów w nieruchomości wspólnej. Sąd stwierdził, że dopuszczalne jest ustalenie udziałów w nieruchomości wspólnej poprzez ich wyliczenie wprost na podstawie art. 3 ust. 3 u.w.l. w przypadku błędów rachunkowych lub błędnego określenia powierzchni lokali.

Sąd Najwyższy wyjaśnił, że doprowadzenie do ujawnienia w księgach wieczystych prawidłowej wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej wymaga wykazania niezgodności i wniosku o jej usunięcie poprzez przedstawienie orzeczenia sądu wydanego na podstawie art. 10 ustawy o księgach wieczystych i hipotece lub innych odpowiednich dokumentów.

Procedura zmiany błędnie wyliczonych udziałów

W praktyce procedura zmiany błędnie wyliczonych udziałów obejmuje następujące etapy:

1. Wykonanie aktualnej inwentaryzacji budynku przez uprawnionego architekta w celu ustalenia rzeczywistych powierzchni lokali.
2. Uzyskanie aktualnych wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów, kartoteki budynków oraz kartotek lokali.
3. Podjęcie uchwały wspólnoty mieszkaniowej wyrażającej zgodę na zmianę wysokości udziałów oraz udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do dokonania wszelkich czynności koniecznych do dokonania i ujawnienia korekt w księgach wieczystych.
4. Złożenie oświadczeń właścicieli lokali w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi o wyrażeniu zgody na korektę udziałów, łącznie z dokumentami urzędowymi potwierdzającymi prawidłowe powierzchnie.
5. Złożenie wniosku do sądu wieczystoksięgowego o dokonanie zmian udziałów w księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wspólnej oraz zmianę udziałów i powierzchni lokali we wszystkich księgach wieczystych prowadzonych dla wyodrębnionych lokali.

Należy podkreślić, że zmiana udziałów dotyczy wszystkich właścicieli lokali, gdyż suma udziałów musi odpowiadać jedności (100%). Tym samym wnioski o wpis w księgach wieczystych muszą być składane i rozpoznawane łącznie.

Zaniechanie korekty błędnych udziałów prowadzi do trwałego naruszenia interesów właścicieli i zwiększa ryzyko odpowiedzialności wspólnoty oraz zarządu.

7. Kredyt na remont we wspólnocie mieszkaniowej – procedura, wymogi i zabezpieczenia

Podstawy prawne zaciągnięcia kredytu

Wspólnota mieszkaniowa, jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, ma zdolność prawną ograniczoną do praw i obowiązków związanych z administrowaniem nieruchomością wspólną. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, wspólnota może nabywać prawa, pozywać, być pozwana oraz zaciągać zobowiązania, w tym kredyty bankowe, jeżeli służą one celom związanym z zarządzaniem nieruchomością wspólną.

Zaciągnięcie kredytu na remont nieruchomości wspólnej jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. W konsekwencji, zgodnie z art. 22 ust. 2 u.w.l., do dokonania takiej czynności wymagana jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na jej dokonanie oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia umowy kredytowej.

Elementy konieczne uchwały o zaciągnięciu kredytu

Uchwała o zaciągnięciu kredytu powinna określać co najmniej następujące elementy:

1. Zgodę na zaciągnięcie kredytu z określeniem kwoty kredytu, okresu kredytowania oraz celu kredytu (np. remont dachu wraz z kominami i wymianą obróbek blacharskich).
2. Wskazanie banku kredytującego lub upoważnienie zarządu do wyboru banku oferującego najkorzystniejsze warunki.
3. Określenie źródeł spłaty kredytu – np. wskazanie, że spłata będzie następowała ze środków gromadzonych na funduszu remontowym wspólnoty mieszkaniowej.
4. Zgodę na ustanowienie zabezpieczeń kredytu, takich jak pełnomocnictwo dla banku do dysponowania rachunkiem bankowym wspólnoty, cesja wierzytelności od członków wspólnoty z tytułu wpłat na fundusz remontowy, cesja praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości.
5. Ustalenie wysokości zaliczki na fundusz remontowy w kwocie umożliwiającej spłatę rat kredytu (np. podwyższenie stawki z 1 zł/m² do 5 zł/m² miesięcznie).
6. Zobowiązanie właścicieli do regularnego dokonywania wpłat na fundusz remontowy oraz nie obniżania wysokości zaliczki do chwili całkowitej spłaty kredytu bez zgody banku.
7. Upoważnienie zarządu do dokonywania wszystkich czynności związanych z zaciągnięciem kredytu, w szczególności do podpisania umowy kredytowej.

Zabezpieczenia kredytu wymagane przez banki

Bank udzielając kredytu musi mieć zabezpieczone swoje interesy. W związku z tym banki zazwyczaj wymagają następujących zabezpieczeń kredytu udzielonego wspólnocie mieszkaniowej:

• Pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym wspólnoty – bank otrzymuje pełnomocnictwo do rachunku rozliczeniowego wspólnoty, co umożliwia mu kontrolę nad środkami wpływającymi na rachunek i w razie potrzeby potrącanie należnych rat kredytu.
• Cesja wierzytelności z tytułu wpłat członków wspólnoty na fundusz remontowy – bank nabywa prawo do wierzytelności wspólnoty wobec właścicieli lokali z tytułu wpłat na fundusz remontowy.
• Cesja praw z umowy ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych – w przypadku szkody ubezpieczyciel wypłaca odszkodowanie bankowi.
• Zobowiązanie do utrzymywania funduszu remontowego na poziomie umożliwiającym spłatę rat kredytu – wspólnota zobowiązuje się nie obniżać wysokości zaliczki na fundusz remontowy bez zgody banku.

Konieczność podniesienia stawki funduszu remontowego

Aby uzyskać kredyt bankowy, wspólnota musi wykazać zdolność kredytową, tj. możliwość regularnej spłaty rat kredytu ze środków gromadzonych na funduszu remontowym. W praktyce mojej kancelarii spotykam się z sytuacjami, w których niska stawka funduszu remontowego (np. 1 zł/m² miesięcznie) uniemożliwia uzyskanie kredytu.

Jeśli kredyt na remont dachu wynosi np. 150 000 zł na okres 20 lat, miesięczna rata kapitałowo-odsetkowa wyniesie około 980 zł (przy stopie procentowej około 5% rocznie). Aby zapewnić spłatę tej raty, wpływy na fundusz remontowy muszą wynosić co najmniej tę kwotę miesięcznie, a lepiej więcej.

Załóżmy, że łączna powierzchnia użytkowa wszystkich lokali w budynku wynosi 400 m². Aby uzyskać wpływy na fundusz remontowy w wysokości 1 400 zł miesięcznie (980 zł na ratę kredytu + 420 zł rezerwa), stawka funduszu remontowego powinna wynosić: 1 400 zł / 400 m² = 3,50 zł za metr kwadratowy miesięcznie.

W związku z tym konieczne jest podniesienie stawki funduszu remontowego z obecnego poziomu 1 zł/m² do co najmniej 3,50-5 zł/m² miesięcznie. Podwyższenie stawki wymaga podjęcia uchwały przez właścicieli lokali większością głosów według udziałów.

Ocena szans uzyskania kredytu

W mojej praktyce zawodowej w ramach obsługi wspólnot mieszkaniowych zauważam, że banki oceniają zdolność kredytową wspólnoty w oparciu o:

• Wysokość funduszu remontowego oraz stabilność wpłat właścicieli,
• Uporządkowaną dokumentację finansową i księgową,
• Formalne funkcjonowanie zarządu,
• Brak znacznych zaległości właścicieli w opłatach,
• Prawidłowo podjęte uchwały.

Brak uporządkowanej dokumentacji i formalnego zarządu istotnie obniża wiarygodność wspólnoty i może skutkować odmową udzielenia kredytu lub zaproponowaniem mniej korzystnych warunków.

8. Najczęstsze pytania klientów kancelarii dotyczące wspólnot mieszkaniowych

Czy wspólnota mieszkaniowa musi mieć zarząd, jeżeli właściciele „dogadują się” między sobą?

Tak, bezwzględnie. W przypadku tzw. dużej wspólnoty mieszkaniowej (powyżej trzech lokali) powołanie zarządu jest ustawowym obowiązkiem wynikającym z art. 20 ustawy o własności lokali. Dobra wola właścicieli ani nieformalne ustalenia nie zwalniają z tego obowiązku. Brak zarządu naraża wspólnotę na problemy z reprezentacją, zawieraniem umów oraz ryzyko ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Czy koszty remontu części wspólnych można podzielić po równo między właścicieli?

Nie. Koszty zarządu nieruchomością wspólną, w tym koszty remontów, muszą być ponoszone proporcjonalnie do wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Zasada ta ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie może być zmieniona uchwałą ani umową między właścicielami. Wszelkie próby wprowadzenia „równego” podziału kosztów są sprzeczne z prawem, a uchwały w tym zakresie mogą zostać skutecznie zaskarżone do sądu.

Co zrobić, jeżeli udziały w nieruchomości wspólnej zostały błędnie ustalone?

Błędne udziały wymagają pilnej korekty, ponieważ wpływają zarówno na głosowanie nad uchwałami, jak i na rozliczenia finansowe. W pierwszej kolejności należy zlecić wykonanie inwentaryzacji budynku przez uprawnionego architekta. Następnie właściciele powinni podjąć uchwałę wyrażającą zgodę na zmianę wysokości udziałów oraz złożyć wniosek do sądu wieczystoksięgowego o dokonanie zmian w księgach wieczystych. Jako adwokat we Wrocławiu specjalizujący się w sprawach wspólnot mieszkaniowych, kompleksowo wspieram klientów w całej procedurze korekty udziałów.

Czy wspólnota mieszkaniowa może zaciągnąć kredyt na remont budynku?

Tak, wspólnota mieszkaniowa może zaciągnąć kredyt na remont nieruchomości wspólnej, jednak wymaga to podjęcia prawidłowej uchwały właścicieli oraz wykazania zdolności kredytowej wspólnoty. W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego ustalenia wysokości zaliczek na fundusz remontowy (zazwyczaj podniesienia stawki do poziomu umożliwiającego spłatę rat kredytu).

Czy uchwały podjęte z naruszeniem zasad głosowania są ważne?

Uchwały podjęte z naruszeniem przepisów ustawy o własności lokali, w szczególności zasad liczenia głosów według udziałów, mogą zostać skutecznie zaskarżone do sądu. Każdy właściciel lokalu, którego interes prawny lub uprawnienie zostały naruszone uchwałą, może zaskarżyć ją do sądu w terminie sześciu tygodni od dnia podjęcia uchwały. W określonych przypadkach sąd może uchwałę uchylić albo stwierdzić jej nieważność.

Czy można „zrezygnować” z członkostwa we wspólnocie mieszkaniowej?

Nie. Członkostwo we wspólnocie mieszkaniowej jest nierozerwalnie związane z prawem własności lokalu. Nie można z niego zrezygnować ani się go zrzec. Członkostwo kończy się dopiero z chwilą zbycia lokalu na rzecz innej osoby. Właściciel lokalu ma obowiązek uczestniczenia w kosztach zarządu nieruchomością wspólną niezależnie od tego, czy faktycznie zamieszkuje w lokalu, czy go wynajmuje, czy też lokal jest pustostanem.

9. Zakończenie – dlaczego warto uporządkować sprawy wspólnoty już dziś

Prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej nie jest kwestią dobrej woli, lecz konsekwencją obowiązujących przepisów prawa. Brak formalizacji, nieprawidłowe głosowania, dowolne rozliczanie kosztów czy funkcjonowanie bez zarządu prędzej czy później prowadzą do sporów między właścicielami, odpowiedzialności finansowej poszczególnych członków wspólnoty i ingerencji sądu.

W mojej praktyce zawodowej jako adwokata specjalizującego się w sprawach wspólnot mieszkaniowych regularnie obserwuję, że zaniechania organizacyjne i błędy w zarządzaniu ujawniają się zwykle w najmniej oczekiwanym momencie – gdy wspólnota staje przed koniecznością kosztownego remontu, gdy jeden z właścicieli decyduje się na sprzedaż lokalu i nabywca zaczyna zadawać niewygodne pytania, lub gdy następuje eskalacja konfliktu między właścicielami.

Szybka reakcja i uporządkowanie sytuacji prawnej wspólnoty pozwala uniknąć wieloletnich sporów sądowych i niepotrzebnych kosztów. Kompleksowa obsługa prawna wspólnot mieszkaniowych pozwala na profesjonalne przeprowadzenie wszystkich niezbędnych procedur. W praktyce kompleksowe uporządkowanie dokumentacji, podjęcie prawidłowych uchwał, powołanie zarządu oraz korekta błędnie wyliczonych udziałów zajmuje zazwyczaj kilka miesięcy, natomiast zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do sporów trwających wiele lat i generujących koszty wielokrotnie przewyższające koszty prawidłowego zarządzania.