Uchwała wspólnoty mieszkaniowej w sprawie powołania zarządu powinna zostać podjęta większością głosów ogółu właścicieli lokali, nie tylko właścicieli obecnych na zebraniu w trakcie jej podejmowania.
Na wypadek braku zebrania wymaganej liczby głosów istnieje możliwość ich uzupełnienia w trybie indywidualnym.
Ustawa nie przewiduje obowiązku podjęcia uchwały o wyborze członka zarządu w formie szczególnej. Dotyczy to również innych uchwał związanych z obsadą zarządu, np. w sprawie odwołania, zawieszenia lub uzupełnienia składu osobowego zarządu.
Przewidziany w art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali obowiązek zaprotokołowania uchwały przez notariusza, dotyczy wyłącznie uchwały właścicieli lokali o zmianie ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną, natomiast nie dotyczy on uchwały o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, będącego organem wspólnoty mieszkaniowej.
Trzeba zauważyć, że pojęcie zarządu na gruncie przepisów ustawy o własności lokali występuje w różnych znaczeniach. Raz ustawodawca odwołuje się do jego rozumienia funkcjonalnego, a innym razem posługuje się terminem zarząd w znaczeniu podmiotowym. Dla skutecznego podjęcia uchwały o wyborze członka zarządu nie przewidziano obowiązku dochowania jakiejkolwiek formy szczególnej; nawet obowiązku zaprotokołowania takiej uchwały w formie pisemnej.
W sytuacji powstania dużej wspólnoty mieszkaniowej właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu.
Na wypadek, gdyby po powstaniu dużej wspólnoty mieszkaniowej nie doszło do wyłonienia zarządu, każdy z właścicieli może zwrócić się do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego w trybie przepisu art. 26 ww. ustawy, która jednak nie rozstrzyga czy zanim sąd ustanowi w tym trybie zarządcę, każdy z właścicieli może dokonywać czynności związanych z zarządem nieruchomością wspólną a niecierpiących zwłoki.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może być jednoosobowy lub wieloosobowy. Decyzja o ilości członków zarządu powinna być przemyślana, gdyż ma ona wpływ na ustawowy sposób reprezentacji. Brak w ustawie górnego ograniczenia liczby członków zarządu, jednak racjonalnym jest aby liczba członków zarządu nie była zbyt znaczna, gdyż może to spowodować trudności w jego praktycznym funkcjonowaniu. Ostatecznie o sposobie ukształtowania zarządu decydują sami członkowie wspólnoty mieszkaniowej, którzy powinni uwzględnić aktualne potrzeby wspólnoty.
Przepis art. 20 ust. 1 ustawy wprowadza natomiast ograniczenie przewidujące, że członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona. Może być nim zatem nawet najemca lokalu. Jakkolwiek postuluje się zmianę przepisów, w tym kierunku, aby funkcję członków zarządu mogli sprawować tylko właściciele lokali, to aktualnie członkiem zarządu może być osoba niebędącą członkiem danej wspólnoty. Tym samym ustawodawca umożliwił każdej osobie fizycznej sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną. Wydaje się, że osoba spoza kręgu właścicieli nie podejmuje się bez przyczyny pełnienia funkcji członka zarządu. Jeśli wykonuje ją za wynagrodzeniem, to zbliża się do profesjonalnego zarządcy, a jednocześnie korzysta z przywilejów przysługujących członkom zarządu będących właścicielami lokali. Osoba taka nie musi być ani profesjonalistą w dziedzinie zarządzania nieruchomościami (obecnie nie ma wymogu posiadania licencji), ani nie musi posiadać obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. W uchwale z 16.02.2012 r. Sąd Najwyższy potwierdził, że do zarządu może zostać wybrana osoba fizyczna, która nie jest właścicielem lokalu ani też nie posiada licencji zawodowej zarządcy.
Powołanie danej osoby na członka zarządu nie skutkuje koniecznością nawiązania z nią przez właścicieli lokali stosunku pracy, bądź stosunku zlecenia, jednak nie ma ku temu przeszkód. W sytuacji braku nawiązania takiego stosunku, członek zarządu będący właścicielem jednego z lokali może domagać się na swoją rzecz zapłaty wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi jego pracy. Co do zasady, ustalenie wysokości wynagrodzenia przysługującego członkom zarządu stanowi kompetencję ogółu właścicieli lokali, którzy powinni w tej sprawie podjąć odpowiednią uchwałę. Praktycznym rozwiązaniem jest, aby uchwała taka została podjęta przy okazji dokonywania wyboru składu osobowego zarządu.