Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej – Obowiązki, Modele i Odpowiedzialność

Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej to nie tylko prestiżowa funkcja, ale przede wszystkim odpowiedzialność cywilna i organizacyjna. W "dużej" wspólnocie powołanie Zarządu jest ustawowym obowiązkiem, którego zaniedbanie może skończyć się w sądzie.

Obowiązek powołania Zarządu

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali, w każdej dużej wspólnocie (powyżej 3 lokali) właściciele są zobowiązani podjąć uchwałę o wyborze zarządu. Zarząd jest organem wykonawczym, który reprezentuje wspólnotę na zewnątrz i kieruje jej bieżącymi sprawami.

Dwa modele zarządzania: Właścicielski czy Powierzony?

Wielu właścicieli myli Zarząd (organ) z Zarządcą (administratorem). Warto rozróżnić dwa modele:

1. Zarząd Właścicielski (członkowski)

• Wybierany uchwałą właścicieli.
• W skład mogą wchodzić właściciele lokali lub osoby spoza wspólnoty.
• Często wspierany przez firmę administracyjną (na podstawie umowy o administrowanie), która jednak nie pełni roli zarządcy w rozumieniu art. 18 ustawy, a jedynie pomocniczą.

2. Zarząd Powierzony (art. 18 u.w.l.)

• Powierzenie zarządu osobie fizycznej lub prawnej w akcie notarialnym (np. przy wyodrębnianiu lokali przez dewelopera).
• Zarządca powierzony działa zamiast Zarządu właścicielskiego.
• Zmiana sposobu zarządu z powierzonego na właścicielski wymaga protokołowania uchwały przez notariusza.

Zakres obowiązków Zarządu

Do kluczowych zadań należy:

• Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną.
• Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych i planów gospodarczych.
• Zwoływanie zebrań ogółu właścicieli (min. raz w roku).
• Dochodzenie należności od dłużników – tutaj często niezbędna jest obsługa prawna wspólnot mieszkaniowych w zakresie windykacji.
• Nadzór nad remontami i bieżącą konserwacją.

Co grozi za brak Zarządu?

Jeśli wspólnota nie powoła Zarządu lub Zarząd nie wypełnia swoich obowiązków, każdy właściciel ma prawo wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Jest to rozwiązanie kosztowne (wynagrodzenie ustala sąd) i często niekorzystne dla mieszkańców, gdyż zarządca sądowy skupia się na zachowaniu substancji budynku, a niekoniecznie na optymalizacji kosztów czy komforcie mieszkańców.