Tylko do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Czynności polegające na reprezentowaniu przed organami administracyjnymi i sądami, zmierzające do ochrony rzeczy wspólnej, są czynnościami zachowawczymi, a co za tym idzie są czynnościami zwykłego zarządu.
Ustawa o własności lokali określa, obok sposobu ustanawiania odrębnej własności lokali, prawa i obowiązki właścicieli tych lokali oraz zarząd nieruchomością wspólną. Przepisy tej ustawy regulują szczególny układ stosunków między właścicielami wyodrębnionych lokali na tle ich udziałów w prawie własności wspólnej nieruchomości jako prawie związanym z własnością lokali. Z tego względu mają one charakter szczególnych w stosunku do kodeksu cywilnego. Zarząd nieruchomością wspólną w ramach wspólnoty mieszkaniowej ma szczególny charakter, gdyż służy nie tylko ochronie interesu indywidualnego współwłaścicieli, jak jest to w wypadku zwykłej współwłasności w częściach ułamkowych, lecz przede wszystkim ma zapewnić ochronę interesu zbiorowego wspólnoty.
Na sytuację prawną właściciela lokalu wpływa przede wszystkim przynależność właściciela lokalu do wspólnoty mieszkaniowej, którą tworzy ogół właścicieli lokali wchodzących w skład nieruchomości (art. 6 ustawy o własności lokali). Wspólnota jest podmiotem, którego uprawnienia wprost wpływają na zakres uprawnień współwłaścicieli lokali tworzących tę wspólnotę. Chodzi nie tylko o uprawnienia i obowiązki materialnoprawne i proceduralne, ale także o także o zarząd nieruchomością wspólną. Zarząd, w znaczeniu : zarządzanie nieruchomością wspólną, sprawowany jest przez zarząd wyłoniony sposób określony w art. 18 ust. 1 lub art. 18 ust. 3 ustawy o własności lokali. Zarządzanie polega na kierowaniu sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentowaniu jej na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą, a poszczególnymi właścicielami lokali. Tak rozumiane zarządzanie obejmuje czynności prawne, w tym rozporządzanie rzeczą, czynności faktyczne, np. remont, konserwacja, i czynności polegające na załatwianiu spraw urzędowych dotyczących rzeczy wspólnej, przed urzędami i sądami.
Z ustawy wynika, że w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej, kierowanie i reprezentowanie należy do wspólnoty mieszkaniowej, reprezentowanej przez zarząd. Czynności prawne, czynności faktyczne oraz załatwianie spraw przed urzędami i sądami, odnoszące się do nieruchomości wspólnej, należą zatem do kompetencji wspólnoty mieszkaniowej, która reprezentuje interesy właścicieli lokali. Przepisy ustawy o własności lokali wskazują ponadto, że rozstrzygnięcia administracyjne załatwiające sprawy dotyczące nieruchomości wspólnej, odnoszą się do praw i obowiązków wspólnoty mieszkaniowej.
Spory między właścicielami lokali, a wspólnotą mieszkaniową, na tle ewentualnej niewłaściwej, czy nierzetelnej reprezentacji interesów właściciela lokalu przez wspólnotę są rozstrzygane w drodze cywilnoprawnej. Z art. 27 zdanie drugie ustawy wynika prawo i obowiązek właściciela lokalu współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. W określonych sytuacjach zastrzeżona jest kompetencja wspólnoty mieszkaniowej - za członków wspólnoty mieszkaniowej działa wyłącznie wspólnota. Do sytuacji takich należy podejmowanie czynności określonych w art. 21 ust. 1 (prawnych, faktycznych i procesowych), odnoszących się do nieruchomości wspólnej.
Właściciel lokalu (członek wspólnoty) może wykazać swój indywidualny interes prawny w sprawach nie dotyczących nieruchomości wspólnej, czyli w tzw. własnych sprawach mieszkaniowych. Natomiast w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej interes właściciela lokalu, jako członka wspólnoty mieszkaniowej, jest chroniony przez wspólnotę mieszkaniową, działającą poprzez zarząd lub zarządcę ustanowionego w trybie art. 18 ust. 1 lub art. 18 ust. 3 ustawy o własności lokali.
W postępowaniu administracyjnym uznanie właściciela lokalu za stronę jest wyjątkiem. Może mieć miejsce w sytuacji, gdy wykaże on, że planowana inwestycja będzie miała - w powiązaniu z odpowiednimi przepisami prawa materialnego - bezpośredni wpływ na jego prawa lub obowiązki, że będzie ingerować w wykonywane przez niego prawo własności do lokalu (wyrok NSA z dnia 15 lutego 2017 r., sygn. akt II OSK 671/15; wyrok NSA z dnia 22 kwietnia 2015 r., sygn. akt II OSK 2266/13).
W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o własności lokali, zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz. Zgodnie zaś z art. 22 ust. 1 tej ustawy, czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Tylko do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Czynności polegające na reprezentowaniu przed organami administracyjnymi i sądami, zmierzające do ochrony rzeczy wspólnej, są czynnościami zachowawczymi, a co za tym idzie są czynnościami zwykłego zarządu.
Wśród czynności procesowych wyróżnia się takie, które zmierzają do szeroko pojętej ochrony wspólnego prawa (powództwo windykacyjne, wniosek o wpis prawa własności w księdze wieczystej, powództwo o naprawienie szkody w rzeczy wspólnej), do zapewnienia prawidłowego korzystania z rzeczy (wniosek o ustanowienie drogi koniecznej), ulepszenia rzeczy (wniosek o pozwolenie na budowę). Przykładowo wniosek złożony przez Wspólnotę Mieszkaniową reprezentowaną przez Zarząd Wspólnoty o zgodę na wykonanie robót budowlanych przy zabytku, polegających na remoncie elewacji budynku, a więc części wspólnej nieruchomości, zmierza w kierunku zachowania rzeczy wspólnej, jest więc traktowany jako czynność procesowa nieprzekraczającą zakresu zwykłego zarządu. Do podjęcia tej czynności nie jest potrzebna uchwała właścicieli lokali.
Trzeba pamiętać, że czym innym jest uprawnienie zarządu wspólnoty do wykonania czynności zachowawczej polegającej na złożeniu wniosku do organu administracji publicznej o przyznanie uprawnienia (np. zgody na wykonanie robót budowlanych), a czym innym jest posiadanie tytułu prawnego do korzystania z zabytku.
Zgodnie z treścią art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności: udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego.
Wobec braku wyczerpującej definicji ustawowej pojęć: czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu, o tym, czy dana czynność może być zaliczona do danej kategorii czynności, decydują okoliczności konkretnej sprawy.