Wspólnoty mieszkaniowe często zwracają się z problemem od kogo dochodzić zaległych opłat należnych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, w sytuacji kiedy doszło do sprzedaży lokalu położonego w tej wspólnocie.
Trzeba zatem rozstrzygnąć od kiedy nabywca lokalu ma obowiązek wnosić opłaty za media i tzw. czynsz administracyjny.
Przede wszystkim przy sprzedaży lokalu to sprzedający i kupujący powinni rozliczyć koszty związane z mediami. Najlepiej podczas przekazywania lokalu w protokole zdawczo-odbiorczym podać stan liczników. Wtedy sprzedający rozliczy się z dostawcą mediów wg. tego stanu. Z kolei nabywca lokalu, zawierając umowę z dostawcami mediów będzie rozlicza się już za własne zużycie, uwzględniając wyjściowy stan liczników wynikający z protokołu.
Inaczej jest w przypadku kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Jak wiadomo, na pokrycie bieżących kosztów zarządu nieruchomością wspólną właściciele lokali uiszczają miesięczne zaliczki, płatne z góry na początku każdego miesiąca. Zaliczki te ustalają w formie uchwały na zebraniu rocznym, a okresem rozliczeniowym we wspólnocie mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.
Zgodnie z art. 548 §1 K.c. z chwilą wydania rzeczy sprzedanej na kupującego przechodzą korzyści i ciężary związane z tą rzeczą. Do daty wydania lokalu nowemu nabywcy, zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną wynikające z uchwały, ponosi poprzedni właściciel. Nabywca lokalu zobowiązany jest do zapłaty kosztów związanych z lokalem od daty wydania mu lokalu, chyba że co innego wynika z umowy sprzedaży. Natomiast po rozliczeniu na koniec roku zaliczek w stosunku do kosztów rzeczywistych dotyczących konkretnego lokalu, zobowiązanych wobec wspólnoty mieszkaniowej będzie aktualny właściciel lokalu.
Czasem bywa tak, że kiedy wspólnota zorientuje się, że na koncie lokalu widnieją zaległości, okazuje się, że doszło do jego sprzedaży. Wówczas powstaje problem, od kogo ich dochodzić. Co do zasady dług z tytułu kosztów zarządu obciąża konkretną osobę, a nie lokal. Innymi słowy, lokal nie jest dłużnikiem. Zatem dochodzenie zaległości powstałych w okresie przed sprzedażą lokalu od aktualnego właściciela nie jest właściwe. Jakkolwiek zgodnie z art. 548 §1 K.c. z chwilą wydania rzeczy sprzedanej przechodzą na kupującego korzyści i ciężary związane z rzeczą, to nie przechodzą jednak długi. Trzeba podkreślić, że z datą powstania obowiązku zapłaty każdej zaliczki, o ile nie zostanie ona w tej dacie zapłacona, przekształca się w dług i obciąża nie lokal, a tę konkretną osobę, która w dacie powstania tego długu była zobowiązana do zapłaty. Nierzadko zdarza się i tak, że w ciągu roku doszło do sprzedaży mieszkania, a zaległości z tytułu zapłaty zaliczek na rzecz wspólnoty posiada zarówno poprzedni jak i nowy właściciel. W takiej sytuacji wspólnota mieszkaniowa powinna odchodzić tych należności od każdego z nich osobno, ponieważ zaległe opłaty poprzedniego właściciela nie przechodzą na nowego, a zatem wspólnota ma dwóch dłużników.
Jednak aby ustalić, od kogo dochodzić należności, trzeba dokonać dokładnego rozliczenia, ponieważ w przypadku dochodzenia roszczeń przez wspólnotę w zakresie np. zapłaty za dostarczoną wodę pozwanym powinna być ta osoba, która była zobowiązana do poniesienia opłat w danym okresie. Należy także zweryfikować, czy niedopłata wynika z braku wpłaty zaliczki przez właściciela lokalu, czy może jest konsekwencją podwyższonego w stosunku do prognozowanego zużycia i ewentualnie w jakim okresie nastąpiło podwyższone zużycie.
W praktyce zdarzają się sytuacje, kiedy klienci zgłaszają mi, że poprzedni właściciel żąda zwrotu wpłaconych zaliczek podnosząc, że zaliczki wpłacone przez właściciela na konto wspólnoty mieszkaniowej stanowią jego własność do czasu ich wydatkowania zgodnie z przeznaczeniem. Otóż system uiszczania zaliczek ma na celu umożliwienie wspólnocie gromadzeniu środków na określone cele (zazwyczaj określone w planie gospodarczym na dany rok, w uchwale ustalającej wysokość zaliczek), a właściciel lokalu zobowiązany do ich uiszczania, zgodnie z uchwałą i ustawą o własności lokali. Dlatego ewentualny zwrot może dotyczyć wyłącznie nadpłaty pozostałej po realizacji określonego celu i poniesionych kosztów w związku z zarządzaniem nieruchomości wspólną. Co więcej, prawo do żądania zwrotu nadpłaty lub odwrotnie - zobowiązanie do wniesienia dopłaty - powstaje po rocznym rozliczeniu (rokiem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy), a uprawnionym do żądania zwrotu nadpłaty lub zobowiązanym z tytułu niedopłaty jest właściciel lokalu z daty dokonania rozliczenia.